仕事の段取りができなくて、悩んでいる方は多いのではないでしょうか。

段取りができないと、仕事が進まなかったり、周囲の評価が下がったりして辛いですよね。そこで仕事の段取りが難しいと感じるときにどうすれば良いかまとめてみました。

最後までご覧ください。

①誰のための仕事なのかを考える

仕事というのは多くの場合、誰かを喜ばせるために行なうことです。営業で競合を出し抜いて契約を勝ち取るという場合も結局もお客様の喜びのために仕事をすることになりますし、多くの仕事も最終的にはこの目的に落ち着きます。

段取りができない、難しいという気持ちはひとまずおいて、まず「誰のための仕事なのか？」、「その人はどうすれば喜ぶのか、その人はなにを求めているのか」を考えましょう。

それが分かれば、その仕事の中で何をしなければいけないか、何を注意しなければ行けないかが見えてきます。

といっても急に、誰のための仕事なのかを改めて考えるのは難しいですよね。

そこで卑近な例ですが「所属部署の忘年会の幹事」を考えてみましょう。

ここで「誰」は同じ部署の人々になります。では次はどのような忘年会にすれば同じ部署の方々が喜ぶのかを考えます。大事なのは忘年会の企画中は本気でその部署の人たちを大切に思い、絶対に喜ばせたいと思い込むことです。

人間はしなければならないと思い込むと頭が回りませんが、誰かのために何かをしてあげる時はいろいろと気がまわるものです。

受け身ではなく、この誰かのためにしてあげるという姿勢が仕事の段取りを考える上で重要になってきます。

②喜ばせるために何が必要なのかを考える

喜ばせる対象が決まったら、次はその人がどうすれば喜ぶのかを考えましょう。

引き続き忘年会の例ですが、忘年会といっても簡単ではありません。店選びや日程決め、食事内容や場合によっては余興など考えることは多くあります。

会社によって、「一次会は偉い人も居るしまず落ち着いた感じで」という意見や、「どんちゃん騒げた方が良い」といったり大体希望する忘年会の形があるはずです。

去年までずっと落ち着いた雰囲気の忘年会だったのに、今年いきなり周りに学生のグループがたくさん居て、どんちゃん騒げるような飲み屋を指定したら、部署の人もびっくりしてしまいますよね。

まずはどのような雰囲気のお店が喜ばれるのかを探りましょう。

大事なのは適度に相談しながら何を求めているのかを探ることです。

その上で、日程決めや食事内容や細かいことを決めて行きましょう。

参加する立場になれば、どのような要素が重要になってくるかが分かってくるはずです。重要な要素が一通り出尽くしたらそれを縦にリストアップしましょう。そしてそれぞれの項目で取らなければ行けないアクションを横に記入して行きます。

食事内容であれば、予算に沿って店側と相談、参加者にメールでアレルギーや苦手な料理がないかを確認しておく等。できればエクセルなどで行なうと作業が楽です。次にその横に書いたものの締め切りを当日から逆算して考えて行きましょう。

1週間前には料理を決めておきたい、なのでその前の週までには参加者のアレルギーを把握しておかないといけないなど。

あとはそれをスケジュールの順番に並べれば計画表は完成です。その表に従って仕事を進めてきましょう。
　
　

③完璧主義に落ち入らない

また仕事の段取りで邪魔になってくるのが完璧主義に落ち入ってしまうことです。絶対に失敗できない仕事はあると思いますが、仕事は教科書の問題ではありません。事前に何回も練習して、ミスを100%無くすということは不可能です。

例えばプレゼンテーションであれば何回も練習することはできますし、ある程度の質疑応答は想定出来ますが、当日どのような質問がされるかを完全に抑えることはできないですよね。

完璧主義に落ち入ると、失敗した場合や失敗する要素ばかり考えて視野が狭くなりがちです。

また完璧主義に落ち入ると仕事に手をつけるのが遅くなり、結局仕事の質が向上せず、ミスを減らすことが出来なくなります。

完璧主義に落ち入ることは仕事の段取りを邪魔するのです。肝心なのは想定外のことや失敗をしてしまった時に対応出来るように、ミスをするのは当たり前と割り切って仕事の段取りに取りかかることです。

最初から100%を目指すより60%を目指して仕事を開始した方がひとまず形になるのは早くなります。そこから精度を上げて行けばよいのです。

まとめ

以上、仕事の段取りの仕方についてまとめてみましたが、大切なのは誰のための仕事か考え、喜ばせるために何をするのかを考えることです。

そうすれば何をいつまでにしないといけないかが見えてきます。そして一番重要なのは完璧主義に落ち入らないこと。失敗しないということより、喜ばせることに意識を集中すれば仕事の段取り能力は向上します。

どうしても、完璧や失敗を意識すると、悪循環に陥ってしまいますからね。