あなたの周りにも必ずいますよね。仕事をしていて要領が悪い人、そして不思議なほど要領が良い人。

同じ仕事をしていても結果は当然のこと、結果に至るまでの全てのプロセスにおいて同じ仕事をしているとは思えないほどの差がつくことがあります。

片方は、誰の目にも明らかなくらい的を得ていなくて、要領が悪い人で、もう片方はどうしたらそんなに簡単に仕事が進むのか理解できなほど要領の良い人の場合です。

どちらの人も無意識に特徴的な動きや考え方を持っているものです。

では、要領の悪いと言われる人達は、仕事をどのように考えて、どのように行動するのでしょうか。反対に仕事の要領が良いと言われる人たちは、仕事に対してどのような考え方を持っていて、どのように行動をしていくのでしょうか。

その特徴的な考え方や動きをまとめてみました。

①仕事の要領の悪い人の特徴

①－１．仕事は与えられるもの

仕事の要領が悪いと言われる人の代表的な特徴の１つは、
自発的な仕事が少なく与えられた仕事のみをこなしていくという事です。

この事がなぜ仕事の要領が悪いということに繋がるのかというと、自発的ではなく受身の仕事が多くなるという事は、仕事が自分のペースでないということになります。

それは仕事をしていく上では確実に効率を下げる要因になります。

仕事を与えてくる相手のペースで仕事が始まり、相手に求められる時間で期間で仕事をしなくてはならないという事は全てが相手手動で進むという事になります。

その事は、あなた自身が抱えている他の仕事にも影響します。

場合によっては他の仕事の優先順位を下げて、今依頼された仕事を先にしなくてはならない場合もあるからです。

仕事の要領の悪い人というのは多くの時間が自分のペースではなく誰かの依頼や要請によって組み立てられていきます。

自分で組立てずに仕事をしていくというのは他の仕事との兼ね合いも考えることが出来なくなり、持っている仕事の全ての進み方が崩れていくことになる事が多いのです。

あなたがこのようなパターンにならない為には、
自ら仕事を決めて行っていくことが大切です。

自ら行うことで自分のペースになり他の仕事への影響も小さくなります。

どうしても他からの依頼で仕事をしなくてはならない場合については、
時間や期日の面で自分の意見を主張しましょう。

そうする事で他の仕事への影響を抑えることが可能になります。

①－２．仕事のゴールは決まっている

仕事のゴールとはどこに設定されるものなのでしょうか。

１つ１つの業務を見ると完了することがゴールになるという考え方もあります。

仕事の要領が悪い人たちというのは多くの場合、
１つ１つの業務の完了を仕事のゴールとして捉えています。

この事の何が問題になるのでしょうか。

１つの業務を終えると多くの場合、その業務は他の何かの業務に繋がっています。

その事を頭に置いた上で業務を行うと、自然と後に繋がる業務がよりやりやすくなるように今の業務を進めていこうと考えるものです。

ですが、要領の悪い人たちは先の業務のことを頭に入れずに、
１つの業務を１つとしてしか捉えていない場合が非常に多くあります。

それが原因の１つとなって業務の速度の低下や効率の低下を生んでいます。

その業務が終われば今の自分の仕事はゴールすると考えているので、
目の前の業務に目一杯の時間を使おうとします。

そして、後に繋がる業務を担当している人、何かの業務を依頼しようとしている人たちの手を止めてしまう事も起こります。

仕事の要領の悪い人というのは、その人本人だけでなく、
周りの人の効率や速度にも影響を与えてしまうのです。

あなた自身はどうでしょうか。

仕事の要領が悪いと言われないためにも前後の仕事の繋がりには常に意識を持つようにすることが大切になります。

その意識を持つだけで、自然と速度は上がり周りとのコミュニケーションもとれるようになります。

①－３．中断している仕事が多い

完了していない仕事を常にいくつも抱えている人がいます。
これも仕事の要領が悪い結果だと言えます。

なぜそのように仕事が溜まってしまうのでしょうか。

仕事の要領の悪い人というのは依頼を受けた業務が、
常に上書き保存のように最優先されて行われるという傾向が強く見られます。

依頼が来た時点で、それまで行っていた業務は中断され新たな業務が開始されるということです。それを繰り返すうちに、いくつもの業務がその人の手元で停滞することになります。

多くの場合、本人はその事実すら認識していないという事も起こります。

完了していない業務をいくつも抱えているのに次から次への依頼を受けてしまうというのは、仕事の要領の悪いと言われる人の大きな特徴の１つと言えます。

それでは、あなたがもし業務の途中で別の業務の依頼を受けた場合はどうしたらよいのでしょうか。断ることが出来るのであれば、それも１つの方法ではあります。

ただし、業務の依頼を断るということは会社組織においてはあまり有効なことではありません。

そこで取れる方法は、「今の業務が終わってからでも大丈夫ですか」という１つの質問を依頼者に投げかけるという事です。

もし、今の業務よりも優先しなくてはならない業務であったとしても、
相手にも今別の業務を持っているということを伝えることが出来ます。

過剰な依頼を受けなくてはならなくなるケースが減り、
自分の抱える仕事の増加を抑えることが出来ます。

①－４．愚痴が多く外的要因を探す

あなたの周りにも仕事の愚痴が多い人というのは必ずいるはずです。
仕事をしていくうえで、不満や愚痴のない人はいませんよね。

誰しも持っている、感じていることなので不満や愚痴を口にすること自体が問題ということではありません。仕事の要領が悪い人の特徴というのは、その愚痴の頻度と中身にあります。

愚痴をこぼす場合でも、不満を口にする場合でもそれには必ず何らかの原因が存在するものです。

その中には、あなた自身、自分自身で完結できるもの、あるいは自分自身が要因や原因となっているものと、周りの誰かや、環境が要因や原因となっているものとがあります。

仕事の要領が悪いと言われている人たちの特徴として、「失敗」「不満」「愚痴」これらの全ての要因や原因の大半が周りの人や環境によるものとだと主張されるという事があげられます。

例えば、「今回の仕事が遅れたのは今月会議が多かったから」「上司のＡさんが仕事しないから俺の仕事が進まない」といった主張や、「会社がこんなじゃ仕事なんてやる気がおきない」というような発言がそれにあたります。

ここで大切なのは、それらの全てが否定されるべきものではないという点です。

確かに一理ある場合が多いのですが、もっと大きな要因として、
その人自身の言動があげられることが多いということです。

自分の事は棚に上げてというのが仕事の要領が悪い人の特徴です。

そうならない為にあなた自身が注意すべき点は、
まずは自分自身で出来る解決策はないかを考えることです。

他人を変えるより、環境を変えるより自分自身が変わる方が容易である場合があります。

他人や環境より自分自身の言動を変えなくてはならない場合というのも少なくはありません。まずは自分という考え方を持って普段から仕事に取り組むことで解決されるも問題に気づく事で仕事の要領も良くなっていくのです。

②仕事の要領の良い人の特徴

②－１．仕事は連動する

あなたの周りにいる仕事の要領が良い人というのはどのような人を指すのでしょうか。

要領よく仕事をしていると言われる人、要領よく仕事をしているように見える人たちに共通している特徴として、仕事や１つ１つの業務に切れ目がないという点があげられます。

要領が良いと言われる人たちは、決して暇そうに見えることはありませんよね。
それと同時に常に何かの仕事をしているのにバタバタして見えることもありません。

不思議なことに周りから見て「あの人は今この仕事をしている」と明確には分からないことが多いという場合も多々あります。

これは仕事の要領が良いと言われる人たちの仕事の進め方が大きく影響しています。

仕事というのは１つ１つの業務に完了はありますが、
完了した業務は次の何かの業務に繋がってい行く場合が大半です。

要領の良い人というのは、この繋ぎ目がスムーズなので周りから見ると１つ１つの業務の完了のタイミングが見えないという事になるのです。

例えば、今月の売上を集計して報告するという業務があるとします。

その後、集計された売上は担当者ごとの実績に振り分ける必要があります。
そして、その情報を使って会議用の資料が作られます。

この場合、業務というのは大きく分けて３つ存在することになります。

「売上の集計」「担当者ごとに振分け」「会議資料の作成」です。

仕事の要領の良い人というのは、この３つの作業を１つの作業として進めていき、完了させようとします。

当然、業務の切れ目、繋ぎ目というのは周りからは分からなくなりますが同時進行で３つの仕事が進んでいくということです。

先ほどの例でいうと、「会議資料用に担当者ごとに売上を集計する」というのが仕事の要領が良い人の考え方、仕事の進め方という事になります。

②－２．目的やゴールが明確

日々繰り返される日常のルーティン業務であっても、誰かに依頼されて起こるスポット的な業務であっても仕事の全ての業務には目的があります。

そして、その業務をすることで向かっている業務そのもののゴール地点つまりは業務の完了があります。

仕事の要領の良い人というのは、この目的やゴールというのを明確に理解して、見据えて業務をしています。

あなたの周りでよく耳にする会話を思い出してみてください。

「この仕事、来週までにやっといてくれ」「はいわかりました」こんな会話が日常的にありますよね。

同じ依頼に対して仕事の要領の良い人とは答えの返し方が少し違います。「わかりました。何に使うものですか」といったやり取りを聞いたことはありませんか？

仕事の要領の良い人というのは、依頼を受けた上で相手の目的を確認するという事をごく自然に行っている場合が多く見られます。

その事で的を外れてやり直しになる事や相手の意図とは違う形で仕事が進んでいくことを防止しているのです。

当然、やり直しや修正、再提出になることや依頼した相手の意図とは違う形で仕事が進んでいくことというのは、本人の後後の仕事にも影響することになります。

要領よく仕事をしている人というのはこの様にして事前に同じ仕事や業務を何度も手直ししたり、再度行ったりすることがないようにして１つ１つの仕事をゴールさせていっているのです。

この事は、依頼された業務に限った事ではありません。

彼らは本人が持っている日常のルーティン業務についても同様の考え方で仕事を行っています。同じ業務は２度しないという事です。

しかし、これを実行するには１つ１つの業務の目的とゴールを知っておく必要があります。

仕事の要領の良い人というのはその目的とゴールを自らの経験から知ることと、
素直に聞くことで明確にしているのです。

②－３．多くのことを１度に手がけない

仕事の要領が良い人について、よく発生している誤解があります。
それは彼らは常に多くの業務を持ち、それらを同時進行で行っているという認識です。

要領が良いことによって他の人に比べ多くの業務量をこなせるのが彼らです。

周りの人たちがその事で認識を誤ってしまうのもわかります。

しかし、仕事の要領が良い人というのは、１度に多くの業務を手がけないという特徴を持っているのです。

それでは、なぜ仕事の要領の良い人というのは、他の人に比べてより多くの仕事量をこなせるのでしょうか？

その理由は周りが認識しているものと正反対になります。
彼らは１つ１つの業務を確実に終えて次に進んでいきます。

１つ１つが完了していることで次の仕事への繋がりがスムーズになります。

そして１つ１つの業務を確実に完了させることが効率を向上させる最大の要因となるのは、修正や再提出によって業務の後戻りをしなくても良いという点になります。

彼らは１度目の業務の正確性を上げることで他の人が２度、３度かけて終了させる業務を１度で終了して先に、次の業務に進んでいけるということになります。

これをいくつかの業務で繰り返していると、その差はどんどんと広がり、周りから見ると不思議な程に要領よく仕事をしているという認識になるのです。

②－４．問題が予測され対策の取られた仕事

仕事を進めていく上では様々な問題が起こります。

それは誰にでも起こり得ることで、仕事の要領が良いと言われる人たちには起こっていないという事はありません。

ただし、仕事の要領が良いと言われる人たちは、そのような問題に遭遇する機会は他の人よりも確実に少ないという事は事実です。

それは彼らがある程度の問題は予測した上で予防策を打ちならが仕事を進めているからです。
問題やトラブルというのは、起こってしまってからの対処では時間も労力も取られます。

当然、仕事の進みは悪くなり効率を下げてしまうことになります。

１つの業務を進めていく上で、いくつかの問題やトラブルに遭遇するようでは効率の良い仕事は出来ません。

それではなぜ、仕事の要領が良いと言われる人たちは問題やトラブルを予測できるのでしょうか。

それは、彼らの考え方が問題やトラブルを解決することも業務の１つであると認識しているからです。ルーティンワークであっても仕事の計画や順序を立てて業務は行われます。

依頼されたスポット的な仕事であれば、少なくとも大枠での業務の順序や計画、期間を設定するものです。

仕事の要領が良いと言われる人たちはその計画段階において、既に問題やトラブルが起こることを踏まえて計画するのです。当然、どんな問題が起こるかなどということは彼らでも予知はできません。

ただ、「どんな問題が起こっても良いように」計画を組むことは可能なのです。

そうして組まれた計画の中では、トラブルが起こっても想定の進捗から遅れることはないので、焦ることもなく、他の業務の時間を奪うこともなく仕事を続けていけます。

この事によって彼らは仕事をスムーズに進めることができ、
周りからは要領が良いという評価を得るのです。

まとめ

社会に出て仕事に就くと、様々な場面で要領が良い、悪いと言った言葉を耳にし、あなた自身もそのような尺度で物事や人を見ることが増えます。

仕事の要領が悪い人には悪い人なりの特徴があり、
仕事の要領が良い人にも同じように彼らなりの特徴があります。

そのそれぞれの特徴の大きな違いというのは、考え方の中心が自分の行動になっているか、周囲の他人の行動になっているかにあります。

仕事を行っていくうえで最も知っておかなくてはならないのは、
自分自身の立場と役割と能力です。

周囲の人に恵まれて仕事を行っている人は、そんな事を細かく考えなくても良い場合もありますが、ごく少数です。

自分自身を把握、認識せずに仕事に取り組むと当然効率を高めるなどという事はできなくなります。出来なくなると、上手くいかない理由を周囲に求めてしまいます。

そうなると起こっている問題の解決が出来ず更に効率が落ちてしまいます。

仕事をしていく上での要領とは、あなた自身の行動を認識して改善していくことで上げていくことができるのです。