仕事量が多すぎるときの6つの対処法

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仕事量が多すぎる。忙しく仕事をしている人から、よく聞かれる言葉です。忙しくしているのが好きな人、自らが望んで忙しくしている人にとっては、充実した毎日かもしれません。

しかし、忙しい事から解放されたいと思っている人にとっては、精神的にも肉体的にも苦痛でしょう。また、業種や職種、ポジションによって、自分で仕事量をコントロールし難い事もあるでしょう。

忙しく仕事に追われている状態では、冷静に、客観的に物事を考えることが難しくなります。そのため、仕事量が多すぎると感じているのに、どう対処したら良いかわからない。そう感じている人も多いでしょう。

そこで、仕事量が多すぎると感じたときに、その解決の一助になるよう、対処法について挙げてみます。

①自分の役割を再確認する

仕事にはそれぞれ、与えられた役割があります。それは自分自身がその職場で担当する業務であり、役職がある場合は、その役職に応じて管理する事や負うべき責任などです。

仕事をしていると、それぞれの役割や担当する業務の境界線が曖昧になる事がよくあります。チームや組織で仕事をする場合は、それぞれがそれぞれの仕事を理解し、連携し合う事が大切です。

時には同じ職場の仲間や、時には他の職場、他部署の仕事を手伝う事もあるでしょう。また、組織力を高めるために、積極的に人の仕事に口を出す事を推奨している会社もあります。

しかし、自分の担当や役割以外の仕事を引き受けて、それで本来の自分の役割を果たせないのであれば本末転倒です。

なので、まずは自分の担当する仕事を確実に行う事が大切です。

また、自分の担当や役割を理解していないために、気づかないうちに自分の担当や役割を超えた仕事を引き受けてしまう事もあります。

それらを防ぐ為には、自分の役割や責任をはっきりさせる必要があります。会社によっては、それぞれの部署や役職がどのような仕事を担当し、どのような責任があるのか、所謂、職務分掌に関する規程が整備されています。

そのような仕事の役割や範囲に関する規程がある場合は、まず、その内容を確認しましょう。規程が無い場合は、上司に確認するのも良いでしょう。

それらに自分自身の現在の仕事内容を照らしてみて、本来の担当や役割から外れた仕事を行っていないか、確認してみましょう。

もし、そのような仕事を抱えているのであれば、その仕事がどれだけの負担になっているのか、具体的な仕事の処理時間を書き出してみます。要するに仕事の可視化、見える化です。

その上で、本来行うべき部署や部下などに仕事を渡す、自分の責任の範囲を上回る仕事をしている場合は、上司に調整を依頼するなどして、まずは本来やるべき仕事だけの状態で、どれだけの仕事量になるのかを把握しましょう。

仕事が多すぎると嘆いている人の中には、本来の担当や役割以外の仕事、余分な仕事を引き受けている場合が多いものです。

②自分の仕事のレベルを把握する

仕事の処理能力や処理のスピードは人によって差があります。それは、その人の得意、不得意もありますが、一番大きいのは経験による差でしょう。

仕事においては、経験によって得られるコツや要領、知識があります。それによって仕事の進め方や処理のスピードが変わります。また、経験しているからこそ解る事、できる仕事があります。

逆の言い方をすれば、仕事には経験がなければできない事もあるという事です。この、経験によって得られる仕事の能力、処理のスピードは、仕事のレベルと言っても良いでしょう。

自分の仕事のレベルを超えた仕事を任されれば、当然、仕事がスムーズに進まなくなり、処理のスピードが遅くなります。思うように仕事が進まなければ、仕事がたまり、仕事量が多すぎると感じるでしょう。

それを直す為には、まず、自分の仕事のレベルを知る事が大切です。

それは、言い方を変えると、現時点の自分自身の経験やスキルを見つめ直す事、自分に足りない部分を理解する事でもあります。

自分の姿を客観的に見ることは難しいものですが、例えば、同僚や職場の先輩、後輩と比べて、自分の仕事の経験はどうか、仕事のスピードはどうか。仕事の難易度はどうか。できる範囲で比べてみると良いでしょう。

仕事量が多すぎる。そう感じた時には、自分の仕事のレベルを超えた仕事をしている可能性があります。それでも、今の自分のレベルを超えた仕事をする事で成長できる場合があります。

しかし、それが度を超えると、仕事が遅れて周りに迷惑をかけてしまう場合もあります。また、自分自身を追い詰めてしまい、精神的な負担になる場合もあります。

レベルアップの為に難しい仕事をする場合は、レベルアップの為だと自覚した上で行うと良いでしょう。それにより精神的な負担が和らぎます。

いずれにしても、自分の仕事のレベルを把握する事は、仕事量が多くなっている原因を明らかにする上でも、仕事のベルアップを目指す上でも、役に立つでしょう。

③上司に相談する

仕事量が多すぎる状態が続き、仕事に遅れが出たり、仕事の精度が悪くなった場合、誰の責任でしょうか。あなた自身の責任もありますが、それ以上に、あなたの上司の責任の方が重いと言えるでしょう。

なぜなら、あなたの上司には、あなたの仕事が確実に行われるように管理する責任があるからです。その為には、上司はあなたの仕事の進捗状況を把握する必要があります。

しかし、残念ながら完全に部下の仕事を把握し、管理できている上司は少ないものです。知っているはず、理解してくれているはず、と思っていても、実際には伝わっていない場合も多いものです。

上司とのコミュニケーションを確実にする上では、仕事の状況は、自分が発信しなければ伝わらないと思っていた方が良いのです。

仕事量が多すぎる状態で、上司への相談や報告が遅れてしまうと、仕事が滞ってしまったり、ミスを発生させたりと、その後の影響が大きくなります。事が起きてしまってからでは手遅れになる場合もあります。

それを防ぐ為にも、日報や活動記録、営業報告などの報告記録は漏れなく作成する、朝礼やミーティングの機会に積極的に発言するなど、日常の報告機会で、仕事の状況をしっかりと発信する必要があります。

その他にも、上司はあなたを教育する為に、成長を促す為に、レベルの高い仕事を任せていたり、多くの仕事を与えている場合があります。その意図を理解できれば、あなたの精神的な負担が少し和らぐかもしれません。

また、その仕事があなたにとって過度な負担になっていれば、教育という目的が果たせなくなりますので、上司も方法を見直す必要があるでしょう。

いずれにしても、仕事量が多すぎると感じた時には相談する、日頃の報告・連絡・相談を徹底するなど、上司とのコミュニケーションをしっかりと図る事が大切です。

④スケジュール管理を行う

もしも、あなたの仕事に期限がなければ、あなたはどれだけ仕事を任されても仕事量が多いと感じる事はないでしょう。仕事には期限があります。この期限があるからこそ、忙しく感じるのです。

期限が過ぎるとその仕事、製品やサービスの価値が無くなるものもあります。仕事の期限が守られないと、お客様や職場に多大な迷惑をかける事になり、あなた自身も、会社も、信頼を失う事になります。

仕事の期限は、その仕事の品質や価格と同じくらい大切なものです。いくら正確で素晴らしい仕事ができる能力があっても、仕事の期限が守られなければ、あまり意味がありません。

仕事量が多すぎると感じる時には、仕事の期限が短い場合と、複数の仕事を任された場合があります。特に複数の仕事を進める上では、段取りを考えたり日程を調整するなど、仕事のスケジュール管理が必要になります。

仕事のスケジュール管理で最も効果的なのは、仕事の可視化、要するに行うべき仕事の段取りやスケジュール、期限を見える形にする事です。

その第一歩は、自分の仕事の棚卸を行う事です。つまり、今、あなたが担当している仕事を全て書き出すのです。次に、その仕事の期限を書き出します。

それを眺めてみると、全ての仕事を期限通りに行う事ができるのか、客観的に判断できるようになります。全ての仕事を期限通りに行う事は無理だと判断したら、仕事の優先順位を決めます。

仕事の優先順位は、金額の大きさや、ユーザーの重要度など、様々な決め方がありますが、会社の方針や将来性を考えて判断する事もあります。そのため、自分だけで決めるのではなく、上司に相談しましょう。

このように仕事の可視化を進める事で、余分な仕事が減っていくでしょう。そして、やるべき仕事の整理ができたら、あとは仕事のスケジュールをカレンダーや手帳、一覧表など、見える形にします。

その仕事のスケジュールを常にチェックしながら仕事を進めます。このように仕事のスケジュール管理を徹底する事ができれば、仕事量を適切に保つ事ができるでしょう。

⑤効率化をはかる

仕事量が多すぎると感じた時、その原因は仕事の効率が悪いからだ。と考えがちです。仕事量が多いと上司に相談した時に、仕事の効率化を指示される事もあるでしょう。

しかし、仕事の効率化は言葉で言うのは易しいですが、実際に効率化を行うのは難しいものです。仕事の効率化には様々な手法がありますが、早く効果を出したいからといって、闇雲に行っても効果は出難いです。

大切なのは、問題点を明確にする事。効率化すべきポイントを明らかにする事です。

そのためには、既に挙げたように、自分の仕事の役割を明確にする、自分の仕事のレベルを把握する、仕事の可視化を行うなど、問題点を明確にするための取り組みが必要です。

その上で、仕事の手順を見直したり、仕事のやり方そのものを変える、分業する、省略するなど、様々な方法を検討していきます。効率化の方法については様々で、専門書等も多くあるため、ここでは割愛します。

取り組みのポイントとして挙げたいのは、周囲の協力を得る事、自分だけで取り組まないという事です。効率化には様々な気付きやヒントが必要であり、第三者が見て気付くこと、他分野の知恵が生きる事が多々あります。

また、分業や役割分担を見直す事、第三者の協力を得ることも効率化では大切な事です。そのことから、できるだけ周囲を巻き込んで一緒に進める方が良いでしょう。

仕事量が多すぎるという状況に関わらず、仕事の効率化は生産性を高める事であり、仕事を行う上では欠かせない取り組みと言えるでしょう。

⑥考え方を変える

仕事量が多すぎる原因として意外に多いのは、その人の考え方や性格が起因しているケースです。仕事量が多く大変そうな状況に対して、周囲が声をかけたり心配しているにも関わらず、人に仕事を渡さない。

自分から仕事を抱え込んでしまう。その上、自分は頑張っていると自負している。あなたの周りにもそのような人はいないでしょうか。そして、あなた自身もそうなっていないでしょうか。

このような人は、自分がやらなければならないという気持ちがあり、会社や職場、お客様に対して自己犠牲の精神を持っている、良く言えば責任感が強い人、仕事に対して積極的な人です。

しかし、悪く言えば会社や職場の全体を見る事ができない視野が狭い人と言えるでしょう。何故なら、会社や組織で仕事をする場合、その結果は会社や組織の結果になるからです。

仕事を抱え込んだ結果、仕事の期限が守られない、品質が落ちる、それにより業績が落ちる、お客様からの信頼を失う。それらは個人の責任ではなく、会社や組織の責任であり、その結果は会社全体に影響します。

また、仕事量が多すぎる事で残業を行えば、余計に費用が発生する事になります。

職場にはその人よりも早く仕事ができる人がいるかもしれませんし、手が空いている人がいるかもしれません。

自分がやらなければならない、自分は頑張っている、仕事に対する責任を果たしたい。そのような前向きな気持ちで仕事を多く引き受けたとしても、結果的に全体の効率を下げてしまう事もあるのです。

その他には、人に仕事を任せるのが不安だ。自分が行った方が早いし確実だ。この仕事は自分しかできない。そう考えてしまう人もいるでしょう。人に仕事を任せる為には、相手に対して適切な指示と準備が必要です。

仕事を任せた後のフォローも必要ですし、日頃から仕事の手順を整理しておく必要もあります。このように、自分が行うだけでなく、人に仕事を任せる事も、大切な仕事であり、評価されるべき能力と言えます。

また、会社や組織などチームで仕事を行う場合、特定の人にしかできない仕事というのは、担当者が急に休んだ時に対応できないなど、緊急時に仕事が滞るというリスクがあります。

このように、会社や組織で仕事をする場合は、仕事を抱えすぎてしまう事による悪影響をよく自覚しなければなりません。仕事量が多すぎると感じた時、自分自身の考え方や性格に原因がないか、振り返ってみましょう。

まとめ

仕事は仕事ができる人に集まります。そう考えると、仕事量が多いのは、仕事の能力を認められているという現れでしょう。しかし、自分で行うだけが仕事ではありません。

一人で行う仕事には限界があります。よりレベルの高い仕事、より多くの仕事を行う為には、人と協力し合う必要があります。そのために自分はどうすべきか。どのような仕事の進め方をすべきか。

その答えを探す事が、仕事量が多すぎる状態から抜け出す事に繋がり、それによって、あなたの仕事の能力は更に高まっていくでしょう。

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