仕事が暇なときの対処法7つ

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昨今、残業が多かったり、担当業務以外の仕事が多かったりする「ブラック企業」の話をよく聞きますよね。

サービス業や介護職など、人と接する仕事では、お客様や入所者に合わせて業務を行うため、なかなか決まった時間や業務内容の仕事だけをする、という訳にはいかないのも実情です。

では逆に仕事が暇な時ってどのように職場で過ごしたらいいのでしょうか。

たとえば派遣事務として出向先で仕事をしているのだけれど、自分の担当する仕事が午前中で終わってしまい、午後から暇を持て余している。

しかし、担当業務が決まっているし、他の専門的なことも出来ないし、ただただ時間が過ぎるのを待つだけ・・・果たしてこのままでいいのかな、というケースを想像してみてください。

仕事は忙しいのも大変ですが、暇すぎるのも、やりがいを感じなかったり、自分の存在意義を見出せなかったりと辛いものです。

暇な状況が長く続くと「社内ニート」のようになってしまい、いざ転職をと考えた時に役立つ経験の蓄積がなくて困った、ということも考えられます。

勤務先の環境にもよりますが、この暇な時間を有効に活用する方法を考えてみました。ご参考になさってください。

①資料整理など棚卸しの時間にする

普段忙しくしているのに暇な時間ができてしまった、という場合は、デスク周りの整理をしてみてはいかがでしょうか。

忙しさにかまけて書類の整理や、パソコンのデータの整理ができていないと、いざという時に「見当たらない」「誤って捨ててしまっていた」という事も起きるかも知れません。

書類整理がきちんとできていると、忙しくなった時に慌てることなくスムーズに仕事を進めることができます。書類整理のポイントは以下の通りです。

書類全体を見直しして優先順位をつける

デスクの上がいつの間にか書類の山・・・。必要な書類がなかなか見つからないということはありませんか?

仕事の効率があがらないと感じていたら、時間のある時に書類整理をしていきましょう。書類は大きく3つに分けて保管しましょう。

「未処理」には進行中のプロジェクトやこれから企画・提案するものなどをまとめます。「終了」には終了しているプロジェクトや案件をまとめます。

「参考」には終わってからも使う可能性のある書類や、見直す書類をまとめます。パソコン内のデータも同様に仕分けして、それぞれの名前を付けたフォルダに保存しておきましょう。

「未処理」の中を現在進行中のものと、企画・提案とに分けておくと便利ですよ。

ファイルを使って保管する

大きく書類を仕訳したら、案件ごとに名前を付けたファイルにまとめていきましょう。名前は自分が不在でもチーム内の誰もがすぐわかるような名前を付けておくと情報共有ができて便利です。

また、過去の案件を検索する際にファイル名で探すと早く見つけることができます。パソコン内のデータも同様に管理しておきましょう。

書類の場合、提出するものやすぐ使うものはA4クリアファイルや封筒を使って立てておくと取り出しやすくて便利です。

「終了」や「参考」に仕訳したものはリングファイルにまとめ、の背表紙に名前を書いて立てておくといいですね。

必要ない書類は破棄するかデータで残す

紙で保管すると場所をたくさん取ってしまいます。「終了」や「参考」に仕訳した書類はデータで残すようにしましょう。

紙でしか残っていないものはスキャンしてデータで残しましょう。データの方が多くの情報を保存できますし、探すときもパソコンの検索機能を使えば早くアクセスできます。

②上司にやることがないか聞いてみる

一時的に仕事が暇になった場合であれば、上司に「何かやることはありませんか」と声をかけてみましょう。

もし、常態的に午前中に自分の仕事が終わってしまい、午後から時間が空くようであれば、仕事の割り振りについて上司に相談してみましょう。

時間が余るのは自身が仕事の上で成長しているからとも考えられます。

上司に時間に余裕があることと、これからやってみたい業務等があれば担当させていただくようお願いしてみてはいかがでしょうか。

すぐには担当させてもらえないかもしれませんが、前向きな姿勢は評価されますよ。

ただ、上司に相談しても明確な回答が得られない場合もあります。

会社の業績が下降気味で仕事量が減っている、新たしい部署に所属して間がなく、これまでの業務の流れがわかっていない、上司自体にやる気がないなどです。なので、周囲の様子もよく観察してから行動しましょうね。

③資格取得の勉強をする

仕事が暇、とはいってもデスクから離れるわけにもいかず、周りは忙しそうにしているので声もかけられず・・・と、自分だけ暇で申し訳ない気持ちになる事ってありますよね。

そんな時は自身のスキルアップのために勉強してみてはいかがでしょうか。業務にも活用できる資格取得の勉強であれば、上司に許可を貰って学べるかも知れませんよ。

パソコン操作のスキルアップを目指すのであれば「MOS(マイクロソフト・オフィス・スペシャリスト)」の試験対策を解いてみてはいかがでしょうか。

市販のテキストで自習すれば充分取得できる資格です。模擬試験のCD-ROMがついているテキストもあるので、周囲の人にも気づかれず自分でパソコンを使って自習できます。

どのようなシーンでも役立つ資格であれば、日商簿記検定や、ファイナンシャルプランナー3級を目指してもいいですね。

どちらもテキストと問題集がセットで市販されているので、スキマ時間を有効に利用しながら取り組むことが出来ます。電卓さえあれば取り組めることも魅力ですね。

また、自分の興味のある分野の本を読むこともおすすめです。

ネットサーフィンをする人も多いと思いますが、画面を長時間見つめすぎて眼精疲労になる場合もあるので気をつけてくださいね。

④仕事のやり方を見直す

仕事が暇な時間だからこそ着手できることに「マニュアル作成」があります。

たとえばひとつのプロジェクトの区切りがついて、後は保守管理の仕事をする、という場合、社内の方でもマニュアルを見れば作業できるようにしておきます。

自分が担当を外れた、または誰かに引き継ぐ場合に、自分の中に落とし込めているので的確に指示することができます。

またExcelの帳票をもっと使いやすくする仕様にしてみてもいいでしょう。

マクロの勉強にもなりますし、職場の方にも使いやすい帳票を利用していただければ、会社に対する貢献度もアップしますよ。

マクロはテキストで勉強してみてから、インターネットでプログラムが公開されているので、書き換えてテストしながら作成してみてもいいですね。

仕事のやり方を見直すことと自身のスキルアップの両方が実現しますよ。

⑤プライベートの計画を練る

仕事が暇だと、どんどんモチベーションが下がってきますよね。ですからなるべく楽しいことを考えて気持ちを上向きにしたいところです。

こういう場合はプライベートの計画やライフプランを練ってみてはいかがでしょうか。

これまで仕事が忙しくて、有給休暇も消化しきれていないといった場合は、まとまった休暇を取って旅行をしてみるのもいいですね。

旅行プランも、旅行会社のパンフレットから選ぶだけでなく、旅先の情報を収集して自分で旅のプランを立ててみましょう。

自分だけが暇で誘いたい友人が忙しくてなかなか一緒に行けないと悩んでいたりしませんか?そんな場合はふらっと一人旅を楽しんでみてはいかがでしょうか。

一人旅であれば、ビジネスパックを利用すると、交通機関と宿の組み合わせで安くなります。

旅行会社のプランと違って、地元の人しか知らない有名スポットなどを巡ってみるのも楽しいですね。インターネットで情報を収集しながらプランを考えてみましょうね。

もし、家族がいるのであれば、ライフプランを時系列で表に起こしてみてもいいかもしれませんね。ライフイベントも一緒に書き込むと、どの時期に、いくらくらいのお金が必要なのかもわかってきます。

また、家族のライフイベントに合わせて、自身の働き方の見直しもできるので、将来のビジョンも明確になります。

⑥職場の片づけや清掃をする

仕事が暇な時こそ、周囲を見渡して気になるところを掃除してみましょう。

今まで気づかなかった不具合を発見したり、使い勝手が悪かった場所を使いやすく移動してみたりと、いろいろなアイディアが広がります。

たとえば、次に紹介するような場所に手を加えてみましょう。

  • 職場の机や電話の拭き掃除
  • お茶台の生理整頓、洗い物、掃除
  • 居室の書類などの生理整頓
  • ミスコピーを小さく切ってメモ帳にし、みんなに配る
  • 房具の整理整頓や補充
  • スペースの掃除と整頓
  • 会社によっては専門の方が掃除をしてくれるところもありますが、あえて自分で掃除することによってどんな効果が得られるのでしょうか。

  • 備品や機器の耐用年数が伸びる
  • ものを大切に扱うようになる
  • 自発性や積極性が出てくる
  • 以上のような効果が期待できます。同僚も巻き込んで一緒に掃除をすれば、職場内の連帯感も生まれて生産性が向上すること間違いなしですね。

    ⑦転職活動をする

    常態的に仕事が暇なことが続く場合、転職を考えてもいいかも知れませんね。会社の風土の問題だけでなく、業績が下降をたどっているせいでヒマになっている場合があるからです。

    派遣で仕事をしていて、毎日が暇だと感じ始めたら、時期の契約更新がないことも考えておかねばなりませんね。時間のある時にこそ、転職の準備をしておきましょう。

    転職サイトで求人情報と企業情報を収集する

    今は仕事探しもインターネットを活用する時代です。転職サイトに登録して効率よく情報収集しましょう。

    多くの転職サイトでは無料で会員登録し、自分の経験やスキルを細かく記載できる履歴書を作成することができます。

    また履歴書の登録内容を公開することによって、転職サイトに求人募集をしている企業からオファーをもらうことができます。

    メールマガジンで求人募集をしている企業や、気になる企業の情報が届けられます。

    転職エージェントサービスの場合は、会員登録すると担当のキャリアアドバイザーが登録者の方の希望などをヒアリングし、求人情報の中から適したものを紹介してくれます。

    いろいろな情報を収集できるので、ぜひ活用しましょう。

    ハローワークの求人情報もチェック

    地域密着型の求人情報は転職サイトではなかなか見つけることができません。

    所轄のハローワークの求人情報を見ることが大切です。しかし仕事中はハローワークには行けませんよね。そこで「ハローワークインターネットサービス」を使うことをオススメします。

    「ハローワークインターネットサービス」は、インターネットで全国のハローワークの求人を見ることができるサービスです。

    自分の希望する条件を設定すると、素早く希望する求人情報を見つけることができます。

    詳細画面で求人票を見ることができますし、求人番号を控えておいて、所轄のハローワークに問い合わせることも出来ます。

    ハローワークに行って求人情報を探すと時間がかかりますが、窓口に求人番号を伝えて求職相談するとスムーズに対応してくれます。

    自己分析をしておこう

    実際に求人に応募する際には自己PRをして、その仕事に対する熱意を伝えなくてはいけません。

    自分の性格や強みを知るのには、エゴグラム等、無料で使える自己分析ツールもインターネット上に色々なものがあります。

    また「ジョブカード」等の自己分析シートを利用することで、自己理解が深まり、面接時に役立てることができます。

    転職活動に大切な事は「企業研究」と「自己分析」です。

    職場であからさまに転職サイトなどを見ていると、不信感を持たれます。求人情報から得た企業のホームページを見るなどして上手く情報収集しましょう。

    分析結果に振り回されると、先の事を考えるて不安になってきますので、自己分析ツールはあくまでも参考までに。

    まとめ

    仕事が暇な時に、時間を有効に活用する方法をご紹介しましたが、いかがでしょうか?

    「仕事が暇」と感じるのは、人によって様々です。

    空いた時間を持て余すのが辛いので、何かやれることをと探すタイプの人もいれば、空いた時間をのんびりと過ごすことに抵抗感のない人もいらっしゃいます。

    会社に来て働く以上は、社内で自分に出来る事を見つけ、積極的に関わっていくことができる人は、評価も高くなっていくでしょう。

    それでも、「やる気がでない」「どうしても時間を持て余してしまう」という方は、次へのステップへ行動する時期に来ているのかもしれません。

    この機会に、今自分が置かれている状況について考えてみましょう。

    もっと「やりがい」を感じられることに関わりたい、周りの人に「感謝」しながら関わっていきたいなど、自分の将来像がはっきりしてくる時期なのかもしれませんよ。

    本当の自分を見つける時間として有効活用するチャンスと捉えると、空いた時間も前向きに取られることができます。ぜひ活用してみてくださいね!

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