女性総合職の一番の悩み、「一般職にうまく指示を出す」為の3つのポイント

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女性総合職にとっての一番の悩みの種。

それは一般職女性への業務依頼でしょう。
女性総合職であれば誰もが抱える悩みなのではないでしょうか?

私自身も総合職時代、悩みの大半がこの一般職女性への業務依頼でした。

では一般職にうまく指示を出す為に必要なポイントとは何でしょうか?

それは、“業務改善”、“十分な説明”、そして“余裕を持った納期設定”の3つなのです。
今回はその3つのポイントについて、実体験を基にお話していきたいと思います。

①業務依頼の前に、先ずは一般職の“業務改善”をせよ

そもそも女性総合職の皆さんは、一般職の全業務内容を把握していますか?

一般職の業務は事務処理が主体ですが、その一つ一つの内容・所要時間を把握していますか?

私の経験上、一般職の行う事務処理は非常に煩雑、
且つ時間の掛かるものという認識です。

また一度訂正となると、非常に厄介なのです。

故に一般職の業務は、非常に労力を費やすもの。単なる事務処理ではないのです。

よって、女性総合職は新たに業務を依頼する前には、必ず一般職の現在の業務内容や状況を確認し、状況に応じて“業務改善”をすべきなのです。

簡素化、削減を図って負担を軽減させてから新たな業務を依頼すべきでしょう。
いくら気を使っても、業務の押しつけとも取られがちな一般職への業務の依頼。

“Give and Take”を意識するだけで、依頼された側の一般職の印象は大きく変わりますよ。

②依頼をするのは“十分な説明”ができてから

私の元職場の先輩一般職は、よく私に対して“十分な説明ができなければ依頼は受けない”と言っていました。

要は、一度で業務内容の詳細や意図を明確に説明して欲しいとのことでした。
一見、厳しい要求と感じるかもしれませんが、彼女の考えは正しいのです。

曖昧な指示で作業を始めれば、不明点が出る度に私に質問する必要がありますし、
途中で失敗する可能性も多いにあります。

つまり非効率的なのです。

故にお互いがストレスなく働く為にも、
多少面倒ではあっても指示出しの際には“十分な説明”をすることが大切なのです。

男性総合職の場合は“もう少ししっかりしてよ~”の一言で済むことでも、女性総合職の場合はそうはいかないということを肝に銘じておきましょう。

③緊急時以外は、常に“余裕を持った納期設定”で依頼をすべし

アフター5という言葉を御存じですね?
所謂、仕事後のディナーや習い事と言った予定を指します。

女性総合職の多くは、平日は仕事の状況が読めない為に充実したアフター5を過ごせないかと思いますが、一般職女性の場合は大抵アフター5にはきちんと予定が入っています。

仕事とプライベートの時間をきっちり作っている人が多いのです。

実際、私はある一般職女性に“業務は緊急時を除いて、
最低でも終業時刻の3時間前に依頼して”と言われていました。

理由はぎりぎりの納期設定は失敗に繋がるだけでなく、
自身の予定にも支障が出るからとのこと。

言われた当初は、仕事<プライベート?と疑問を抱きましたが、これもまた正論なのです。

総合職は残業に関して抵抗の無い人が多いですが、本来仕事は業務時間内に終わらせるのが基本。終業後はプライベートな時間なのです。

また全業務が、ぎりぎりの納期設定で依頼するものではないはず。
多くは余裕を持った納期設定が可能なのです。

故にその一般職女性の言い分はおかしなことではないのです。

仕事をしていれば、時には無理なお願いをすることもあります。

しかしそういった時に快く引き受けて貰う為にも、
毎回毎回一般職女性に無理を言ってはいけないのです。

まとめ

このように女性総合職の一番の悩みである、一般職にうまく指示を出す為の3つのポイントとは、“業務改善”、“十分な説明”、そして“余裕を持った納期設定”なのです。

自身のお願いを快く聞いて貰う為にも、先ずは彼女たちの業務を改善し、丁寧な説明を行い、彼女たちに十分な作業時間を与えることが大切と言えます。

そうすることで角が立ちがちな指示出しもスムーズにできますし、
何よりも女性総合職の悩みの種を減らすことができるでしょう。

デリケートな部分だからこそ、男性総合職以上の気遣いを心掛けてみてください。

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