退職時に会社からもらう書類7つ

今の職場の退職が決まると、退職に向けた具体的な手続きが必要になります。入社時や退職時の手続きは、転職回数が多ければ別ですが、通常は不慣れなものです。

できるだけスムーズに退職を進める為にも、退職時に必要な手続き、退職時に会社からもらう書類について理解しておきましょう。

①年金手帳

年金手帳は公的年金制度の加入者である事を証明するものです。日本国内に住む20歳以上の人は公的年金制度の加入者になり、全て年金手帳を持っています。

年金手帳には各個人の年金番号が記載されています。この年金番号は年金の請求や公的年金の各種手続きに必要です。また、年金手帳は免許証や保険証と同様に身分証明書としても有効です。

それだけ、大切なものであり、盗難はもちろん、紛失や消失には十分気を付ける必要があります。年金手帳は、住所変更や改姓などの手続きは会社が行う事から、便宜上、会社が預かるケースが多いです。

また、厚生年金保険の保険料は会社が半分負担している事から、他で使用しないよう保全目的で預かる場合もあります。いずれにしても、年金手帳を会社で保管する事は珍しくありません。

普段の生活の中で年金手帳を使用する事は少ない為、自分で持っているのか会社に預けているのか忘れてしまう事もあるでしょう。まず、勤務している会社に年金手帳を預けているかを確認してみましょう。

預けている場合は、退職時には必ず返却してもらう必要があります。

尚、退職後、次の就職先が決まっていない場合は、国民年金への加入手続きが必要になります。

年金手帳を会社から貰えない場合の対処法

年金手帳は各自は保管する場合と会社が保管する場合があります。会社が保管している場合、退職時には返却されますが、請求しても返却されない場合は、年金事務所に事情を説明し、再発行を依頼しましょう。

また、転職先で厚生年金保険に加入する場合、年金手帳に記載されている基礎年金番号が必要になります。年金手帳が無いと基礎年金番号が確認できない為、再発行の手続きを行うケースもあります。

そのため、転職した場合は、転職先の担当窓口(総務など)に相談するのも良いでしょう。再発行の手続き等、力になってくれる場合があります。

②雇用保険被保険者証

雇用保険被保険者証は雇用保険に加入している事を証明するものです。雇用保険は1週間の労働時間が20時間を超えるなど、一定の条件を満たすと加入する事になりますが、正社員の場合はほぼ加入する事になります。

雇用保険の加入は会社の義務であり、該当者が入社した場合は、会社は公共職業安定所(ハローワーク)に雇用保険被保険者資格取得届を提出し、加入の手続きを行ないます。

その手続きにより、雇用保険被保険者証が発行されます。雇用保険被保険者証は本人が保管する場合もありますが、紛失等を防ぐために会社が保管するケースも多くあります。

雇用保険への加入は公共職業安定所(ハローワーク)で確認できますが、簡単な方法としては給与明細を見ると良いでしょう。雇用保険料が給与から引かれていれば、雇用保険に加入しています。

雇用保険被保険者証は最初に勤務した際に発行されたものを継続して使用していきます。そのため、転職する際は、転職先に提出する事になります。

また、雇用保険被保険者証は、雇用保険を受給する際に必要になりますので、退職時には必ず返却してもらいましょう。

雇用保険被保険者証を会社から貰えない場合の対処法

雇用保険被保険者証は雇用保険に加入後、基本的には本人に渡されますが、紛失防止などから、会社が保管するケースも多いです。

退職が決まった時点で、雇用保険被保険者証について会社が保管しているか否かの確認と、念のため、退職時に返却してもらうように依頼すると良いでしょう。

もし会社に依頼しても返却されない場合は、公共職業安定所(ハローワーク)に事情を説明し、再発行を申請しましょう。

③離職票

離職票は雇用保険の失業手当の受給に必要なものです。会社は退職者が発生したら、その退職日の翌日から10日以内に公共職業安定所(ハローワーク)に雇用保険の資格喪失手続きを行ないます。

その手続きに基づき離職票が発行されます。離職票は会社から本人に送付されます。10日以内に手続きを行う事を考えると、退職から10日~2週間後には届くはずです。

離職票には「離職票-1」と「離職票-2」があります。

「離職票-1」は失業手当の振込先を指定する用紙で、受給手続きの前に振込先となる金融機関で確認印をもらうか、受給の手続きの際、通帳を持参します。

「離職票-2」は会社が公共職業安定所(ハローワーク)に提出した退職前直近6ヶ月の給与額と退職理由が記載されています。これに基づき、失業手当の額や支給開始時期、支給期間が決まります。

その為、その額と退職理由が正しく記載されているか、しっかりと確認しましょう。特に退職理由については会社と本人の認識の違いが起こるケースがあります。

リストラや事業縮小などの会社都合で退職したにも関わらず、自己都合になっている場合などは、その旨を「離職票-2」に記載し、公共職業安定所(ハロ-ワーク)に相談しましょう。

離職票を会社から貰えない場合の対処法

離職票は雇用保険の失業手当を受給する際に必要な書類です。会社は社員が退職した場合、退職日の翌日から10日以内に公共職業安定所(ハローワーク)に雇用保険の資格喪失の手続きをしなければなりません。

この手続きによって、離職票が発行され、本人に送付されます。もし会社から離職票が届かない場合、請求しても対応してもらえない場合は、公共職業安定所(ハローワーク)に相談しましょう。

公共職業安定所(ハローワーク)から会社へ離職票を送付するように指示してくれる場合があります。また、離職者が離職票を紛失した場合は、公共職業安定所(ハローワーク)で再発行をしてくれます。

④源泉徴収票

源泉徴収票はその年(1月1日~12月31日)の収入と控除額、税金額を記載した書類です。源泉徴収票は年末調整や確定申告で必要になります。

退職手当等が支払われた場合は、会社は退職者に対して、退職後1ヶ月以内に源泉徴収票を交付する事が義務付けられています。

その他にも源泉徴収票には、給与所得に関するものと、公的年金等に関するものがあります。給与所得の源泉徴収票は、通常は12月の給与明細と一緒に交付されるケースが多いです。

公的年金等に関する源泉徴収票は、年金等の支払いを受けている人が対象ですが、年金等が支払われた年(1月1日~12月31日)の翌年1月頃に年金機構などの支払者から発行されます。

源泉徴収票は年末調整と確定申告で必要ですが、それは転職の時期によっても異なります。

退職した年(12月31日迄)に転職した場合は、転職先の会社で前職の給与も含めた年末調整を行ないます。その為、前職の源泉徴収票が必要になります。

年末調整に間に合わない場合は、確定申告が必要になるため、注意が必要です。退職した年(12月31日迄)に転職しなかった場合は、確定申告が必要となり、そこで源泉徴収票が必要になります。

いずれにしても、源泉徴収票は退職後に必ず必要になるものです。

源泉徴収票を会社から貰えない場合の対処法

源泉徴収票は所得税法によって、退職後1ヶ月以内に退職者へ交付する事が義務付けられています。その為、会社は必ず退職者へ源泉徴収票を交付しなければなりません。

会社に請求しても対応してもらえない場合は、税務署に相談する旨を伝えましょう。大抵の会社は税務指導を避ける為、対応するはずです。

それでも対応してもらえない場合は、実際に税務署に行き、源泉徴収票の不交付の届出をします。それにより、税務署より会社へ交付するように指導が入ります。

その他では、会社と連絡が取れない場合や倒産した場合も、税務署で同様の届出をします。倒産の場合は破産管財人に請求する方法もあります。いずれにしても税務署に相談すると良いでしょう。

尚、紛失した場合は再交付が可能ですので、会社に再交付を依頼します。

⑤健康保険被保険者資格喪失証明書

健康保険被保険者資格喪失証明書は、社会保険の被保険資格を喪失した事を証明するものです。会社を退職すると、それまでの社会保険の被保険者資格を失い、転職先の社会保険や国民保険に切り替える事になります。

その新たな健康保険の加入手続きを行う上で、健康保険被保険者資格喪失証明書が必要になります。

通常は退職の予定に合わせて、会社が発行の手続きを行ってくれるケースが多いですが、会社によっては退職者が依頼しなければ発行の手続きを行わない場合もあります。

そのため、退職が決まったら総務などの担当部門に手続きについて確認しておくと良いでしょう。

退職時に転職先が決まっていない場合は、国民健康保険への加入申請を行う事になりますが、健康保険被保険者資格喪失証明書が無いと国民保険証の発行が遅れてしまい、無保険の状態になる可能性があります。

その場合、医療費は全額負担になってしまいます。国民健康保険に加入後、医療費は返還されますが、それでも一時的に高額な費用負担が発生してしまいます。

退職後にスムーズに保険の手続きを行う上でも、健康保険被保険者資格喪失証明書は退職時に確実に受け取っておきましょう。

健康保険被保険者資格喪失証明書を会社から貰えない場合の対処法

健康保険被保険者資格喪失証明書は、通常、退職が決まった時点で会社が健康保険組合(協会)に発行の手続きを行うケースが多いです。本人の申請によって手続きを行う会社もあるでしょう。

いずれにしても、会社は健康保険組合(協会)に発行の手続きを依頼するだけで、健康保険被保険者資格喪失証明書の発行は健康保険組合(協会)が行ないます。

健康保険組合(協会)が発行を怠る事は考え難い為、会社に請求してもなかなか届かない場合は、会社が健康保険組合(協会)に依頼していない可能性もあります。

その為、会社に請求しても届かない場合は、健康保険組合(協会)に直接、相談してみましょう。

尚、発行の手続きには数週間かかる場合もありますので、まずは会社に請求する際に発行期間も目安を確認しておく事も大切です。

⑥厚生年金基金加入員証

厚生年金基金加入員証は、厚生年金基金の加入員である事の証明書です。

厚生年金は全ての法人が加入する公的年金ですが、厚生年金基金は企業が基金を設立又は加入して運営している企業年金です。

その為、厚生年金基金加入員証は厚生年金基金に加入している場合のみ発行されます。厚生年金基金を設立又は加入している会社の場合、その社員は厚生年金基金の加入者となります。

また、その会社を退職すれば、その厚生年金基金も脱退する事になります。自身が厚生年金基金に加入しているか否かは、総務など会社の窓口に問い合わせる事でわかります。

厚生年金基金加入員証は基金の年金を請求する時に必要になる大切な証書です。基金によって書式は異なりますが、加入している場合は必ず受け取りましょう。

尚、年金を受給する場合は、厚生年金は公的年金ですから国に請求しますが、厚生年金基金は企業年金ですから、各基金に請求する事になります。

厚生年金基金加入員証を会社から貰えない場合の対処法

厚生年金基金加入員証は厚生年金基金を設立(加入)している会社に就職した場合にもらえます。通常は会社で保管している場合が多い為、退職時には返却してもらいます。

厚生年金基金加入員証の発行は厚生年金基金が行っていますので、会社から返却されない場合、もらい忘れた場合は、厚生年金基金に直接相談してみましょう。

また、紛失等に対しては再発行も行われている為、なかなか対応されない場合は、厚生年金基金へ再発行を申請すると良いでしょう。

⑦退職証明書

退職証明書は文字通り退職を証明する書類です。これは退職者が会社に申請する事で発行され、労働基準法により、会社は申請に対して発行する事を義務付けています。

退職証明書は①勤務期間、②業務の種類、③その事業における地位、④賃金、⑤退職理由の5つから本人が希望する項目を記載します。つまり、退職証明書の使用目的に応じて、自身で記載する項目を選ぶことができます。

退職証明書が必要になるには、主に転職先の企業に求められる場合と、失業手当や国民健康保険の加入手続きの際に離職票が無い場合です。

転職先の企業が退職証明書を求める目的としては、履歴書や職務経歴書の内容や前職の賃金など、採用に関する情報が正しいか確認する場合、採用手続きの一部として制度化している場合などがあります。

いずれにしても、退職証明書は退職時には使う予定が無くても、貰っておいた方が良いでしょう

尚、会社が退職証明書を交付する義務は2年間です。退職後2年間は何度でも申請でき、会社もそれに応じる必要がありますが、2年を経過すると発行してもらえない場合がありますので注意しましょう。

退職証明書を会社から貰えない場合の対処法

労働者が退職証明書を請求した場合、会社は遅滞なく交付する事が労働基準法で定められています。つまり、退職証明書の交付は会社にとって義務であり、交付しない場合は労働基準法違反となります。

会社に請求しても対応してもらえない場合は、労働基準監督署に相談すると良いでしょう。労働基準監督署から会社に指導してくれます。

尚、退職証明書の様式は特に定めはありません。会社によっては様式が無く、その準備に時間がかかる場合もあります。

その場合は、自身で様式を作成したり、必要な項目を記載した退職証明書を作成し、会社に内容を確認の上、証明印をもらう方法も良いでしょう。

まとめ

退職時に会社からもらう書類の中には、退職後に送ってもらう書類もあり、また、内容についての確認や手配状況の確認など、退職後も会社と連絡を取り合う事もあります。

つまり、退職してもすぐに会社との繋がりが無くなるわけではありません。退職後の手続きをスムーズに進める為にも、会社や総務などの担当部門とは、できるだけ良好な関係で退職するように心がけましょう。

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