就活でお礼メールを送る際の注意点4つ【例文つき】

就活をしていますと、リクルーター面談や先輩社員との座談会等々様々な場面で、お礼メールを送る機会が出てきますよね?

お礼メールはあくまでお礼の気持ちを示すものであり、そもそも気持ちの問題。

ゆえにお礼メールがないですとか、お礼メールの内容が云々で合否が決まるというのは、そもそもおかしな話だと感じる方もいるでしょう。

しかし、あくまで就活時のお礼メールは、企業にとって合否判断の一要素。お礼メールについても、採用試験の一つと捉え、面接同様、注意が必要なのです。

そこで今回は、就活でのお礼メールの送り方がわからないなんて人必見。

就活でお礼メールを送る際の注意点についてお話しします。

①お礼メールは必ずその日中に送るべし

お礼メールをする際、最も大切なこと。それは、「必ずその日中に送る」ということです。もし可能であれば、その日の夕方17:00までに送るようにしましょう。

それはなぜか?それは、時間を割いてくれた相手への感謝の気持ちを最も効果的に示すことができるためです。

また記憶の新しいうちに送ることで内容の濃いものを送ることができますし、当日に送ることで、お礼メールの送り忘れを防ぐ効果だってあります。

では一つずつ見ていきましょう。

まず、時間を割いてくれた相手への感謝の気持ちを最も効果的に示すことができるという点ですが、これは受け手の立場に立てばわかりますよね?

感謝のしるしをすぐに伝えて貰えたら、誰だって嬉しいはずです。

「多忙な中、自分へのお礼メールを送ってくれた。」ということで、ある種の特別感を感じることでしょう。一方、数日経ってからいきなりお礼を言われたら、「忘れてたな?」と不快な気持ちになりはしませんか?

もしくは、「せっかく時間を割いたのに、自分との時間はそんなものだったのか。」と落胆してしまうかもしれません。

したがい、このような誤解を招かないためにも、お礼メールは迅速に送る必要があるのです。先ほど、可能であれば夕方17:00までに送るということを申し上げました。

これは夕方17:00までに送れば、その日の就業時間中に相手が内容確認をすることができるかもしれないからです。そのままその内容が採用担当者のところにもタイムリーに伝わる可能性だってあります。

冒頭申し上げた通り、お礼メールもあくまで合否判断の一要素。ゆえに、迅速な対応は相手にとっても非常に好印象なのです。

また、記憶の新しいうちに送ることで濃い内容のお礼メールを送ることができるという点ですが、これもわかりますよね?

いくらメモを取っていたとしても、時間が経てば間違いなく記憶は薄れていきます。お礼メールは当たり前ですが、「有難う御座いました。」の一言で終わりのものではありません。その日に話しした内容等を踏まえた上で、感謝を述べるものです。

ゆえに、記憶の新しいうちにお礼メールを作成した方が、確実に素晴らしい内容のものを作成できるのです。後回しにするのではなく、すぐに送るのがベストなのです。

「お礼は迅速に。」

これは、社会人のルールです。お礼メールはある意味、この社会人としての資質部分を問われていると言っても過言ではありません。

その日中にお礼メールを送る行動一つで、確実に社会人としての自覚、そして資質を評価して貰えます。是非実践するようにしましょう。

②何に感謝しているのかを明確にして書くべし

「お礼メールはあくまで採用試験の一環。お礼メールは送って、貰って当たり前。」

お礼メールに関しては、送り手も受け取り手もそのように思ってしまいがちです。確かに、お礼メールは合否判断の一つになります。

しかしだからと言って、ただただ送ればOKというものでもありません。そして何よりも、受け取り手に「採用試験の一環だから送られてきたんだな。」なんて思われてはNGなのです。

要は、目的意識や中身のないものをお礼メールとして送ったとしても、何の意味もないのです。受け取り手も嬉しくないですし、当然送り手にも何のプラスにもなりません。

寧ろ、「やっつけ仕事」と捉えられ、マイナスにはたらく可能性の方が高いでしょう。ではどうすべきか?

それは、必ず、「何に感謝しているのかを明確にして書く」ことが大切なのです。もし、リクルーター面談として時間を割いて貰ったのであれば、その点を意識してお礼を書く必要があります。

また座談会として時間を割いて貰ったのであれば、座談会という点に着目してお礼を述べる必要があるのです。

同じ「貴重な時間を割いて下さり有難う御座いました。」というお礼でも、その時間で何を得て、何を感じたかというのは、全然異なってくることでしょう。

したがい、相手に「お礼メールはあくまで試験に落ちないために送ってきている。」、「やっつけ仕事である。」と思われないためにも、必ず目的や意図を明確にして送るようにしましょう。

自分自身の考えを整理することもできますし、何よりも相手が抱く印象が大きく異なってくるはずですよ?

③印象に残った点、自分の考えについてを必ず書くべし

繰り返しにはなりますが、自身の作成したお礼メールが相手に「やっつけ仕事」と思われないためにも、目的や意図を示すことが大切です。

そしてそれを効果的に示すためにも、「印象に残った点、自分の考えについて書く」ことがポイントとなってきます。

きちんと相手の話を聞いていたということ、またそれに対して自分なりに考えてみたということを伝えることができるからです。そのような内容のお礼メールを貰ったら、相手も嬉しいですよね?

「時間を割いた甲斐があった。」、「自分の話を真剣に聞いてくれたんだな。」と思ってくれるはずでしょう。

したがい、印象に残った点や自分の考えを踏まえて書くことは非常に大切なのです。

先ほど、記憶の新しいうちにお礼メールをするように言いましたが、これは、印象に残った点や自分の考えを踏まえた内容にきちんと仕上げるためでもあるのです。

記憶の新しいうちに作成した方が、確実に良い内容のお礼メールを作成することができるでしょう。迅速な対応は、相手にとっても、自分自身にとってもプラスなのです。

また印象に残った点や自分の考えをお礼メールで述べることは、ある種の自己PRにもなります。「何を聞き、何を感じ、 そしてそれに対してどのように自分は考えるのか。」を示すことになるわけですから、そうですよね?

思わぬところで、自己PRをすることになるのです。このチャンス、活かさないわけにはいきませんよね?他のライバル達と差をつけるチャンスでもあり、また企業側に自分の意見を示す大チャンスなのです。

就活時のお礼メールは、単なるお礼メールではありません。必ず背景には合否が付いて回ります。

したがい、その点に関しては常に意識しておかなければなりません。したたかと思う人もいるかもしれませんが、採用担当者はもっとしたたかです。

しかしそれは当然と言えば当然なのです。 実際のビジネスは、常に相手の様子を伺い、常に交渉。採用試験を実施する企業にとっては、採用活動もまたビジネスのようなものなのです。

優秀な人材を確保できれば企業にとっては大きな利益。しかしそれができなければ失敗です。

人ひとりを採用し、教育するのには、何百万円というコスト、何百時間という時間が掛かっています。ビジネス同様、企業が採用試験をしたたかにやるのは当然でしょう。

したがい、そんな採用試験を受ける側も、同様にしたたかに臨まなければならないのです。お礼メールと言えど、これはある種の自己PRタイム。

そのような意識を持って、是非印象に残った点や自分の意見を踏まえたお礼メールを作成しましょう。

④相手の立場に立って読みやすい文章を心掛けるべし

当たり前ではありますが、読み手は多忙な社会人。したがい、だらだらとした長文や、内容の理解に苦しむような文章はNGです。

「有難う御座いました。」だけのような短すぎるメールは勿論NGですが、長ければよいというものでもありません。

先ほどより、お礼メールに踏まえなければいけない点を幾つか挙げておりますが、それらを含めていくとどうしても長々となってしまう人が出てきてしまいます。

しかし、長すぎるのは読み手に苦痛を与えるものです。

履歴書やエントリーシート等でも言われているように、文章は簡潔に、そして要点をきちんとまとめたうえで作成することが大切なのです。

誤字・脱字に注意するのはは勿論ですが、必要に応じて段落に分けたりする等して、ぱっと見ても美しい形で作成することが大切です。それだけで相手の印象が変わりますし、何よりお礼メール一つとっても、とても丁寧な仕事ぶりをアピールすることができます。

入社後は、営業であっても事務方であっても、必ずビジネスメールは作成します。目上の人、顧客等々、宛先は様々です。

お礼メール一つとっても、その人の仕事の取り組み方や将来ビジネスメールを送った際にどのような形で送るのかが一目瞭然です。

一度文章を作成しましたら必ず内容は勿論、読みやすさのチェックも必ず行うようにしましょう。

⑤お礼メールの例文

これより、これまでの注意点を踏まえた例文を紹介します。

ここでの例文は、「最終面接前のリクルーター面談に対するお礼メール」という設定です。注意点がどのような形で表れているか、意識して読んでみてください。

○○株式会社 △△営業部 □□チーム 山田様

突然のメール、失礼致します。○○大学 △△学部 □□学科四年の田中太郎です。

本日はお忙しいところ、貴重な時間を割いてくださいまして、誠に有難う御座いました。実際に営業として活躍されております山田様より、営業目線でのお話を伺えたことで、御社への入社願望がより一層高まりましたのは言うまでもありません。

特に、山田様の、入社四年目でのタイ駐在時のお話は非常に印象的でした。

「この会社の良いところは、若手にも大きなチャンスがある点。若さゆえの考え方があるし、それをこの会社は認めてくれる。だからこそタイ駐在時に億単位の仕事を任せて貰えた。」

若手にもチャンスがあるという点は、説明会でも伺っていましたが、山田様のお話を伺って、より鮮明にイメージすることができました。

そして同時に、益々私自身も山田様のように、営業として○○を実現させたいと感じました。

来週、いよいよ最終面接では御座いますが、本日山田様より頂きました貴重なお話、そして面接アドバイスをもとに、しっかりと望みたいと存じます。

改めまして、本日はお忙しいところ貴重な時間を割いてくださり、誠に有難う御座いました。

○○大学 △△学部 □□学科四年 田中太郎

いかがですか?

何に感謝しているのか、そして印象に残った点や、自分自身が感じた点についてきちんと書かれていますね?

特に、印象に残った点に関しては、カギ括弧をつけて相手の言葉を引用する形で表現しています。きちんと相手の話を聞いている証拠ですし、何が印象的だったのかが明確です。

またその話を受けて、自身の気持ちにどのような変化が出たのかも示されています。「より一層志望度が高まった」ということで表現されています。

そもそも企業が行うリクルーター面談の目的は、「社員の生の声を聞いてもっと理解を深めて欲しい」という狙いと、「志望度を是非高めて欲しい」という狙いがあります。

嘘を書く必要は全くありませんが、志望度の高い企業に対するお礼メールであれば、素直に入社願望が更に高まったとアピールした方が良いのです。

そして同時に、その会社で実現したいことを例文のように記載するとなお効果的です。志望度が高いということを証明できますよね?

そして結びですが、今回の経験や話を今後どのように活かしたいかに触れると良いでしょう。例文では、いただいたお話と面接アドバイスは最終面接に活かしたいと触れていますね?

このように、長文で作成をしなくても要点を踏まえて作成すればすっきりとしたお礼メールを作成することができます。

相手もすぐに読めますし、理解もしやすいですよね?

是非参考にしてみてください。

まとめ

就活時は、様々な場面でお礼メールを送らなければならない機会があります。

お礼メールはあくまで感謝を表すものではありますが、就活時のお礼メールは、企業にとって合否判断の一要素でもあります。

ゆえに、注意が必要なのは言うまでもありません。なかなか書きなれていないと、何を書けばよいのか分からないなんて人も多いでしょう。

しかし注意点さえ踏まえれば、誰だって立派なお礼メールを作成することは可能です。今回挙げた注意点を参考に、就活時に適切なお礼メールを作成してみてくださいね。

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