履歴書と職務経歴書の違い5つ

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転職の就職活動において、希望する会社に応募する際に最初に行うのは、履歴書と職務経歴書の作成です。書類選考を行う場合は、履歴書と職務経歴書をまず提出します。

書類選考を行わずに面接を行う場合でも、面接当日には履歴書と職務経歴書を持参します。つまり、履歴書と職務経歴書は転職の就職活動で必ず作成しなければならないものと言えます。

会社によっては、履歴書だけを提出する場合や、所定の書式、所定の内容で提出する場合もあります。いずれにしても、履歴書と職務経歴書の内容は就職活動において非常に重要になります。

この履歴書と職務経歴書は似ているようで目的や内容は違います。それぞれの違いをしっかりと理解して、より採用担当者にアピールできる内容にしたいものです。

そこで、履歴書と職務経歴書の違い5つについて、整理しました。

1.目的

①履歴書の目的

履歴書の目的は、応募者の住所、生年月日、学歴、保有資格、趣味など、本人確認や人事情報を確認するものです。それらの情報は採用後には社員の人事情報として保管されます。

また、人事情報以外の内容として、保有資格や職歴、志望動機などがありますが、これらは書類選考に使用されます。

尚、職務経歴書を添付しない場合は、履歴書のみで書類選考が行われますので、職歴や保有資格などは、より採用担当者にアピールする内容になるように心がけなければなりません。

②職務経歴書の目的

職務経歴書の目的は、字の通り応募者の職務経歴を記載するものです。それにより応募者の経験やスキルを確認し、自社の社風や業務、配属したい部署に適しているかを判断します。

つまり、職務経歴書は書類選考を行う上で、より重視されるものと言えます。

尚、職務経歴書には職務経歴だけでなく、志望動機や自己PRなども記載しますので、より積極的に自分を売り込むことができるツールとして活用できます。

2.書式

①履歴書の書式

履歴書の書式については、市販されているものもありますし、求人誌に付属しているものや、インターネットでダウンロードできるものもあります。

形式も各種ありますが、新卒用は学歴・職歴欄はコンパクトに、自己アピールが多く書けるようにフリースペースが多めになっています。逆に転職用は、職歴欄の記入スペースが多めになっています。

いずれにしても、基本はJIS規格の履歴書で、他の書式も記入項目はほとんど同じです。会社によっては、JIS規格の履歴書を使用するように指定している場合がありますので、応募時に確認しましょう。

履歴書は、必要項目が省かれているなどの明らかな欠陥がなければ、どの書式を使用しても採否に影響はありません。また、どの書式を使うべきか迷った時には、JIS規格の履歴書を使用するのが安心でしょう。

②職務経歴書の書式

職務経歴書の書式についても、市販されているものもありますし、インターネットでダウンロードできるものもあります。エクセルやワードで自作する人も多いです。

通常は履歴書と同じA4サイズで横書きです。枚数は1~3枚、あまり多いと読む採用担当者も大変ですし、まとまりが無い印象を持たれます。

また、自己アピールも含めて記載内容が多くなりますので、作成・修正がしやすいパソコンでの作成をお勧めします。尚、手書きよりもパソコンで作成した方が読みやすいでしょう。

手書きで作成する場合は、市販のものでも良いですが、自己アピールの欄を増やしたり、強調したい項目の記入量を調整する事もできるため、手書きの場合でも、書式はパソコンで作成する事をお勧めします。

3.内容

①履歴書の内容

履歴書の内容はどの書式を選んでも、ほとんど同じ項目になっています。

  • 氏名(ふりがな)
  • 生年月日・年齢
  • 住所
  • 電話番号
  • 学歴
  • 職歴
  • 趣味・特技
  • 資格・免許
  • 通勤時間
  • 配偶者・扶養家族の有無
  • 志望動機
  • 自己PR

などです。

履歴書は、本人確認や人事情報を確認する事と、職歴や資格・免許など職務への適性を確認する事の2つの目的があります。

職務経歴書を提出する場合は、履歴書は本人確認や人事情報の確認が主な目的になるため、職歴欄はあまり詳しく記載しなくても良いでしょう。

②職務経歴書の内容

職務経歴書の内容は書式によって若干違いますが、その目的に沿ったもので、基本的には同じ内容です。

  • 職歴(入社・退社の期日・会社名)
  • 担当部署・担当業務
  • 業務の詳細
  • 業務上の実績・成果
  • 業務によって習得した事・スキルなど
  • 自己PR

などです。

職務経歴書は、これまでの職歴によって身につけた経験やスキル、実施や成果などの詳細を記載し、採用担当者にいかに自分が活躍できる人材であるかをアピールするものです。

基本的な項目が押さえてあれば書式は自由ですので、よりわかりやすく、採用担当者にアピールポイントを伝えるように心がけましょう。

4.採用担当者が確認したい事

①履歴書

採用担当者は履歴書を見て、主に次の事を確認します。

住所

通勤が可能な場所に住んでいるか。通勤時間・通勤費はどのくらいか。就業にあたり転居が必要か。

学歴・職歴

自社の求めるスキルや経験を持っているか。転職回数から適応力や性格に問題はないか。

資格・趣味

自社の業務に役立つ資格・趣味を持っているか。

その他

丁寧な字で書かれているか。誤字・脱字がないか。文章表現は適切か。どのような人物なのか。

これらを通して、履歴書では自社の募集条件や業務に対する基本的な適性・スキル・人物像を確認します。

②職務経歴書

採用担当者は職務経歴書を通して主に次の事を確認します。

経験・スキル

自社の求める経験・スキルを持っているか。どのような実績や成果を上げているか。どれくらいの能力を持っているか。実務能力はあるか。即戦力になるか。

志望動機・転職理由

なぜ当社を志望したのか。自社に対してどのような希望を持っているのか。前職の退職の理由に問題はないか。在籍期間が短い場合はその理由は何か。

自己PR

プレゼン能力があるか。自分の性格や強みを冷静に記載しているか。客観性があるか。

その他

誤字・脱字がないか。文章表現は適切か。過度な表現、脚色は無いか。内容に信憑性はあるか。

これらを通して、職務経歴書では自社の求める業務に対して適性があるか否かを確認します。

5.注意点

①履歴書の注意点

履歴書は転職活動において相手に自分を知ってもらうためのツールです。書類選考では採用担当者に直接会うことはありません。そのため、履歴書で第一印象が決まります。

履歴書に誤字・脱字があったり、言葉遣いが間違っていたり、丁寧な字で書かれていない場合は、それだけで第一印象は悪くなります。

また、意外と見落とされているのは、履歴書に貼る写真です。写真は人物を直接的に表現するものであり、まさに第一印象が決まるものです。ネクタイが歪んでいないか、シャツなど服装は清潔か。

髪型は好感が持てるか。表情は明るいか。など、写真にも細心の注意を払いましょう。

また、履歴書を郵送する場合は、宛名の書き方はもちろん、字の大きさやバランスも配慮するなど、丁寧な記載を心がけましょう。

②職務経歴書の注意点

職務経歴書は職務経験やスキル、自己アピールを記載するもので、書類選考において最も重視されるものです。できるだけ詳細を記載し、しっかりとアピールしましょう。

しかし、注意しなければならないのは、長くなりすぎない事です。

つい気持ちが先行して文章が長くなる場合がありますが、長い文章は読みにくく、逆に印象を悪くする場合があります。

そのため、職務経歴書を記載する場合には、自己のアピールポイントを十分分析し、応募先に対して何をアピールするのか、しっかりと要点を整理しましょう。

職務経歴書の内容から、採用担当者は応募者のプレゼン能力を読みとろうとします。また、文章をまとめる能力、論理的な思考は人材の評価において重要であり、それを表現するのが職務経歴書そのものです。

その事を頭において、要点を端的にまとめるように心がけましょう。尚、枚数の目安としては2~3枚が適切でしょう。それ以上多くならないように注意しましょう。

まとめ

転職活動において、最初の入口は履歴書や職務経歴書の作成です。

書類選考を行う場合は、それを通過しなければ面接や採用は有り得ません。適当な内容では、その会社に入社したいという意欲が相手に伝わりません。

その事を忘れずに、履歴書と職務経歴書の違いをよく理解した上で、丁寧でスキのない履歴書、職務経歴書を作成しましょう。

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