職務経歴書の書き方のポイント7つ

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転職をする際には、普通はまず書類選考から始まります。

その際、履歴書だけでなく職務経歴書の提出も求められる場合があります。あるいは、志望先から要求がなくても、自ら進んで職務経歴書も出したほうがいい場合もあるでしょう。

ただ、転職経験がない人には不明点がたくさんありますよね。「そもそも履歴書と何が違うんだろう」「何をどこまで書けばいいのか」「どういう形式が自分に合っているのか」など、疑問は様々です。

それらが不明なままでは、そもそも作成できません。仮に作成しても、盛り込むべきポイントが漏れていたり、自分の強みを伝えられなかったりして、採用担当者の目を引くことはできなくなります。

そこで今回は、職務経歴書の書き方のポイント7つを詳しくご紹介しましょう。

上記の通り、履歴書との違いから始まって、押さえるポイント、自分に合うフォーマットなど、基本事項をご説明します。そのうえで、一見不利に思える転職の際に職務経歴書をどう作るかもお伝えします。

これらを参考にして、意欲と説得力に溢れた職務経歴書を作成してくださいね。

①履歴書との違い

職務経歴書の書き方のポイントとしては、まず「履歴書との違いを押さえておく」必要があります。

履歴書は、あなたのプロフィールを示すものです。氏名や住所といった基本情報から始まって、学歴・職歴、免許・資格、趣味・特技などを簡潔に示します。そのうえで、志望動機や自己PRも端的に述べるものです。

つまり、履歴書を見れば、あなたがこれまで何をしてきて、志望先にどう訴えたいのかが、概ねわかるということです。

一方職務経歴書は、履歴書の中でも「職歴」の部分をクローズアップして詳しく述べたものです。どんな会社でどういう職務を何年経験したか、そこでどんな知識やスキルを習得したか、それを今後どう生かしたいかなどを説明します。

すなわち、職務経歴書を見ることで、あなたが仕事でいかなる経験をしてきて、それを通じて何を身につけたかが詳細にわかります。また、それを志望先でどう役立たせたいのかも、履歴書より詳しく伝わります。

このように、履歴書は「概要」として、大まかなことしか書けないのに対し、職務経歴書は「詳細」として、かなり具体的なことまで書けるのです。また、実際そのように書かなければいけません。

それをふまえて、これまでの経歴を詳しく洗い出して整理し、具体的に述べてしっかりアピールできるようにしましょう。

②押さえるべきポイント

それでは、職務経歴書の書き方のポイントについて、詳しく見ていきます。

職務経歴書の書き方については、絶対的な決まりはありません。ただ、志望先にアピールするものなので、アピールにつながる内容は外せません。その点で、少なくとも次の3つはポイントとして押さえておく必要があります。

職務経歴

第1に職務経歴です。まずこれまで働いてきた会社について、情報を整理します。業歴、従業員数や売上高などの規模、事業内容など、その会社をイメージできる内容を整理しておきましょう。

また、それぞれの会社でしてきた職務内容もまとめておきます。

どういう仕事を、どのくらいの期間してきたか。その際、マネージャーや現場スタッフなど、どんなポジションで担当してきたか。それらを整理しましょう。

習得能力

第2に習得能力です。上記の仕事を通じて、どのようなスキルを身に付けてきたかを明らかにします。

例えば、営業担当者ならコミュニケーション能力、管理職ならマネジメント能力など、志望先でも生かせそうなスキルを示すことが大切です。

他にも、仕事に関連して習得した知識や資格なども、アピール材料になります。財務担当者なら、財務分析の知識や簿記1級などです。

これも、財務関係への転職であれば、大きな強みとして主張できます。

自己PR

第3に自己PRです。どのような業種や規模の会社で、どういう仕事をしてきたか。そこでいかなるスキルや知識、資格を習得したか。それを生かして、志望先でどう仕事をして貢献していきたいか。これらをスムーズになるようにまとめます。

第1、第2で整理したことを、志望先での仕事にうまくつなげていくように書きます。

そうすると、筋が通っていて説得力があり、しかも前向きな意欲を示せて、採用担当者を納得させられるでしょう。

③フォーマット(1)編年体形式

職務経歴書の書き方のポイントとしては、経歴や志望職種に即したフォーマットを選択すべきです。まずオーソドックスな「編年体形式」から見ていきましょう。

編年体形式は、経歴を時系列で記載していく方式です。

これまで勤務してきた会社と経験してきた仕事について、古いものから順に列挙していきます。逆に、直近の経験をアピールしたい場合は、新しいものから順に書いていく方法もあります。

これは、同じ仕事を長年続けてきた人に向いています。

例えば、これまで採用、教育研修、企画、給与計算などさまざまな仕事をしてきたものの、どれも共通して「人事」の仕事だったとします。

その場合は、人事の経験が豊富で、プロとして通用することをアピールしたいでしょう。また、年数を重ねるにつれて、任される仕事の内容や量がアップし、役職などのポジションも上がっていっているはずです。

それなら、普通に時系列に沿ってまとめていったほうが、自分の強みを自然にアピールできます。書き方のイメージとしては、前述のポイントをふまえて、以下のようにしてみてください。

第1に人事担当者としての職歴を時系列に沿って記載します。第2に、人事に求められるコミュニケーション能力、人事関連の知識、社労士資格などを示します。第3に、それらを生かして人事担当者として活躍したい旨のアピールをします。

これは一例ですが、いずれにせよ、採用担当者が見て「キャリアに一貫性や流れが感じられて、自社でもそのまま力を発揮してくれそうだ」と思ってもらえるように、うまく作成してくださいね。

④フォーマット(2)キャリア形式

職務経歴書の書き方のポイントについて、もうひとつの「キャリア形式」についても見ていきましょう。

キャリア形式は、経歴について、時系列ではなく職務内容ごとに記載していく方式です。

これまで勤務してきた会社や時期に関係なく、経験した職務内容が同じであれば、まとめて書いてわかりやすくしようというものです。

これは、転職回数が多かったり、プロジェクト単位で様々な仕事をしたりしてきた人に向いています。

例えば、同じ人事の仕事でも、社内の人事担当者ではなく、人事コンサルタントだった場合は、こちらの方式のほうが合うでしょう。

人事コンサルタントとして3社に勤め、A社で人事制度構築、教育研修、評価アウトソーシング、雇用調整支援など、数多くのプロジェクトに携わってきたとします。同じくB社、C社でもそれらにかかわったとしましょう。

そうなると、会社ごとに経歴を書くより、プロジェクト単位、すなわち職務内容ごとに経歴をまとめるほうがわかりやすくなります。

人事制度構築プロジェクトについて、A社、B社、C社での各経験をまとめて書く、といった具合です。

また、特に経験が豊富で、実績も残し、志望先の仕事とも深く関連する職務内容があれば、それに重点を置いて書くこともできます。そのように、メリハリをつけられるので、アピールしやすくなります。

ただ、それだけだと、あなたのこれまでのキャリアの流れがわかりません。そこで、冒頭で概要レベルで構わないので、時系列でも経歴をまとめておくとよいでしょう。

つまり、ここだけ編年体形式を取り入れるということです。

まとめると、冒頭で時系列で経歴を簡単にまとめます。そのうえで、第1に人事関連のプロジェクトごとに経歴を示します。第2に、プレゼン能力などを記載します。第3に、それらを生かし人事コンサルタントとして活躍したいと主張します。

これも一例ですが、予め過去の転職先と経験したプロジェクトを整理しておき、優先順位をつけて、何を最もアピールしたいのかを明確にして、伝わるように作成してくださいね。

⑤未経験で転職する場合

職務経歴書の書き方のポイントについて、ここからは、一見転職に不利と思われる場合を例示しながら、個別に見ていきます。まず「未経験で転職する場合」です。

例えば、あなたが長年人事担当者として、社内で仕事をしてきたとします。そこで今後は、人事コンサルタントとして、クライアントと直接コミュニケーションを取りながら仕事がしたい、と思ったとしましょう。

そうなると、職種としては未経験になり、経験者に比べて不利になります。ただその場合でも、「人事」の仕事をしてきたという共通点は生かせます。

新卒と中途の採用、社員教育研修、評価作業、制度見直しなど、人事の仕事を一通り経験しているなら、それは立派な強みです。また、社内調整のために、社員や他部署とコミュニケーションを取っていれば、その能力もついているでしょう。

そのように、経験や知識、スキルの中で、少しでも共通して生かせそうな点に着目して、それを積極的にアピールしてください。

特に、自己PRの欄で、その点を強調するとよいでしょう。

別の例として、業種が未経験だというケースもあります。例えば、金融機関で人事の仕事をしてきて、今回製造業で同じく人事の仕事に転職するとします。

その場合、業種が異なるので、業界特有の事情はわかりません。それでも、人事という職種の点では同じです。

つまり、ベースとなる知識や経験、スキルはあるので、後は業種に合わせてアレンジしていけば対応できるわけです。

いずれにせよ、未経験での転職だからといって、諦めてはいけません。職務経歴の事実は変えられませんが、共通点を特に強調して、自己PRの所で積極的にアピールするよう工夫しましょう。

⑥転職回数が多い場合

次に、「転職回数が多い場合」の職務経歴書の書き方のポイントです。

例えば、あなたがこれまで4社も5社も転職を繰り返してきたとしましょう。そうなると、志望先の採用担当者としては「うちに来ても、またすぐに辞めるんだろうな」と思い、採用に及び腰になるでしょう。

転職回数が多いこと自体は、必ずしも悪いことではありません。

ただ、採用側からすると、採用にコストをかけているので、採用後は出来る限り定着してほしいのが実情です。そう考えると、転職回数が多い場合、悪くなくても不利にはなります。

この場合、転職を成功させるには、職務経歴書をどのように書けばよいのでしょうか?

まず、キャリア形式の所でお話したように、あなたがコンサルタントなど専門性の高い仕事を数多く経験してきたのなら、そこを強調しましょう。専門の知識やスキルを評価されて、多くの会社で実績を上げてきたことをアピールするのです。

そうではなくて、様々な事情で止む無く転職を繰り返してきたケースもあるかもしれません。しかも、一貫した経験や飛びぬけた専門性もなければ、なおさらアピールは難しくなります。

ただその場合でも、何とか前向きな材料を探しましょう。

例えば、どの会社でも対顧客の仕事が多くて、コミュニケーション能力は一貫して磨いてきたかもしれません。また、管理職としてのマネジメント経験だけは豊富だという場合もあります。

そのように、会社は違っても共通している経験、そこで身に付けてきたスキルなどに着目し、それが志望先でも生かせることをアピールしましょう。

⑦ブランクがある場合

最後に、様々な事情で「ブランクがある場合」の職務経歴書の書き方のポイントも見てみます。

長年仕事をしていれば、その途中で、何らかの事情でキャリアにブランクが出来る場合があります。例えば、育児や介護に専念する場合です。これらは本来、仕事と両立できるのが望ましいのですが、それが困難な場合が多いでしょう。

あるいは、自分自身が病気になり、療養に専念するために一定期間休んだこともあるかもしれません。

また、より前向きな事情として、語学留学、大学院での勉強、難易度の高い資格試験の受験勉強などで、ある期間仕事を休む人もいるでしょう。

ただ、採用担当者からすれば、どういう事情であれ、キャリアにブランクがあると気にはなります。なぜ休んでいたのか、どれだけブランクがあるのか、どうして今回復帰するのか、仕事の勘は戻るのかなど、確認したいことは多々あります。

そこで、それらの疑問をしっかり解消してもらえるようにしなければなりません。詳しい答えは面接でもできますが、その前に書類選考で落とされては意味がありません。

そこで、職務経歴書でも簡潔に説明しておく必要はあります。

ブランクなので、職務経歴の所では当然書けません。そこで、特に自己PRの所で事情を説明するとよいでしょう。その際、ポイントとしては、出来る限り前向きに説明することです。

例えば、勉強に専念していたのなら、その間取得した資格、身に付けた知識などを示し、それらを生かす意欲を強くアピールします。

また、病気療養していたなら、今はしっかり回復し、今後の仕事に支障はないことを明示します。育児や介護で休んでいた場合も、限られた時間を効率よく使う力、大変なことを我慢強く行う力など、少しでもアピールできる所を探しましょう。

ブランクそのものよりも、それをどうとらえているのかが重要なのです。過去は変えられませんが、それをどうとらえて生かすかを重視しましょう。

まとめ

いかがでしたか?

これまで、職務経歴書の書き方のポイント7つをご紹介してきましたが、少しでもお役に立ちましたでしょうか。

履歴書と違って職務経歴書は、これまで何を経験してきて、そこでどういう能力を身につけ、それをどう生かしたいかを詳しく説明するものです。

時系列ベースの編年体形式、職務内容ベースのキャリア形式と、それぞれ違いはありますが、自分を最もアピールできる形式を選んで作成しましょう。

なお、人によっては転職で不利な立場に立たされていることもあるでしょう。

例えば、未経験で応募する場合は、志望先の仕事と少しでも共通点が見いだせる経験や能力などを探し出し、そこを強調してください。

また、転職回数が多い場合は、複数の会社であっても一貫してしてきた経験、養って来た能力を見つけ出し、それを生かすアピールをしましょう。さらに、ブランクがある場合は、その間して来たことを生かす前向きな意欲を示しましょう。

この職務経歴書から説得力や意欲が感じられるかが、書類選考のポイントの1つになります。実際の面接でも、この職務経歴書を参照しながら話が進められます。その点をふまえて、万全を期して作成してくださいね!

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