仕事の進め方の基本5つ ~仕事の進め方が分からないあなたへ~

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初めて社会に出た新卒者にとって、仕事をする事自体、初めての体験です。まさにゼロからのスタートですから、どんな仕事でも難しく感じるのは当然です。

社会経験がある人でも、新しい仕事に取り組む時は、今までの経験が役に立たない事もあります。

今現在、当たり前に行っている仕事も、今よりも効率や精度を高める為には、本当にその仕事の進め方が正しいのか、常に疑問を持つ事が大切です。

このように、「仕事をする」と一言でいっても、その人の立場や経験値、業種、職種により、その内容や難易度は様々です。

しかし、どのような仕事であっても、仕事の進め方の基本はほとんど同じと言っても良いでしょう。

仕事の進め方の基本を知ることは、新卒者はもちろん、経験者が仕事に行き詰まった時や、改善のヒントを得る上でも、役立ちます。

そこで、仕事の進め方の基本5つについてまとめました。

①仕事の目的を理解する

仕事を進める上で、まず必要になるのは、その仕事の目的を理解する事です。

仕事には、製造業など物を作る仕事、商品を販売する仕事、サービスを提供する仕事など、様々な種類があります。

どんな仕事でも、新しく仕事の依頼を受けた時や、誰かから仕事を引き継いだ時には、まず初めにその仕事の内容を確認します。

具体的には、仕事の手順や注意点について、現場の先輩・上司などの指導者、及びマニュアル等で学びます。この、所謂研修期間を終えたら、次は自分自身で仕事を行う事になります。

実際の仕事の中で、失敗やクレームなどのトラブルを経験しながら、その仕事を覚えていきます。

しかし、同じように仕事を覚えても、仕事の精度やスピードに差が出てしまう事があります。特に、トラブルが発生した時の対応については、スムーズに解決できる人もいれば、問題をこじらせてしまい、トラブルを大きくしてしまう人もいます。

この差は、どこから生まれるのでしょうか?

もちろん、処理能力、知識、経験などにより、仕事の差が生まれる事もあります。しかし、それ以上に大きいのが、その仕事の目的を理解しているかどうか、仕事の目的の理解度の差です。

仕事にはそれぞれ、目的があります。

製造業の場合は、その仕事の目的は、お客様のニーズに合った製品を作る事。販売業の場合は、お客様のニーズに合った商品を販売する事。サービス業の場合は、お客様のニーズに合ったサービスを提供する事。

仕事の目的とは、提供する商品やサービスによって、お客様が求めるニーズを満たす事です。仕事を行う時は、チームでも個人でも、その仕事の目的に向かって仕事をします。

例え、あなたの担当する仕事が完璧にできたとしても、それがお客様のニーズを満たしていなければ、その仕事の目的は達成できません。

同じように、クレームやトラブルが発生した時も、その仕事の目的を理解していなければ、的はずれな対応をしてしまう可能性があります。

つまり、仕事を進める上では、仕事の手順や方法を身につける前に、まず「この仕事の目的は何か」をしっかりと理解する必要があります。

それは、言い換えるとお客様のニーズをしっかりと理解する事です。これが後々、あなたの仕事をより良いものにします。

何事も基本が大切であり、それは仕事も同じです。

仕事の目的を見つめ直す事は、経験者が仕事に行き詰った時や、改善を考える上でも、大きなヒントを与えてくれます。

②仕事の期限を確認する

お客様から仕事を受ける時には、ほとんどの場合、期限が定められています。この「仕事の期限」もお客様のニーズの一部です。

もし、仕事の期限が守れらなければ、どうなるでしょう?

例えば、あなたはランドセルを作る仕事をしています。

お客様は機能性や素材に拘りながらランドセルを選びます。しかし、ランドセルそのものよりも大切なのは、子供の入学式に間に合わせる事です。

お客様は、いくらお気に入りのランドセルを見つけても、入学式に間に合わなければ、そのランドセルを買いません。

つまり、あなたが頑張って素敵なランドセルを作っても、入学式に間に合わなければ、そのランドセルは売れないのです。

同じように、製造業であれば、製品を完成させる期限、販売業であれば、お客様が求める時期やタイミングなど、仕事には期限があります。

その期限が守られないと、製品や商品は売れません。仕事によっては、期限が守られなくても、お客様に受け入れられる場合があります。

スーパーで賞味期限が迫った食品を安売りする場合や、洋服屋で季節外れの商品を安売りする場合。この場合、お客様の最も大切なニーズは安さであり、そのニーズを満たす事になります。

しかし、それは結果的にお客様に受け入れられた事であり、当初の目的とは違います。

つまり、お客様には商品を買ってもらえますが、値引きや売れ残りのロスにより、本来得る予定だった利益を得ることができません。

場合によっては、仕事のミスやトラブルで期限が守れないときでも、日頃の信頼関係や商品の魅力によって、お客様が許してくれる事があります。

この場合は、一度だけなら良いですが、繰り返してしまうと、あなたの仕事そのものに対する信頼を失います。

このように、「仕事の期限」を守らないと、例えお客様が受け入れてくれたとしても、本来の利益を得ることができず、お客様の信頼を失い、その仕事を続ける事は難しくなるでしょう。

どんな仕事でも「仕事の期限」が決まっている場合には、それを守らなければ、仕事の目的は果たせません。要するに、仕事そのものが無駄になってしまいます。

「仕事の期限」には、お客様に製品や商品を届ける納期や、商品やサービスを提供する時期、タイミングなどがあります。その仕事により、求められる期限が変わります。

そのため、仕事を進める上では「仕事の期限」をしっかりと確認する事が大切です。

③あなたの役割を理解する

個人で仕事をする場合は、その仕事の全てをあなたが担当します。しかし、会社や組織で仕事をする場合、あなたには決められた役割があります。

スポーツに例えてみましょう。

あなたはサッカーチームに入っています。サッカーを仕事に例えると、その仕事の目的は相手よりも沢山ゴールを決めて、試合に勝つことです。

そのために、選手はゴールキーパー、ディフェンス、ミッドフィルダー、フォワードなどのポジションで戦います。

仕事に例えると、そのポジションは営業、事務、経理、物流などでしょうか。製造業では設計、原料の手配、製造、検査、出荷などが当てはまると思います。

それぞれのポジションには求められる役割があります。

デイフェンスが相手のボールをカットし、ミッドフィルダーへパスを送ります。ミッドフィルダーはフォワードへパスを繋ぎます。パスを受けたフォワードは相手のゴールキーパーを交わし、シュートを打ちます。

それぞれのポジションがそれぞれの役割を果たし、連携する事で、初めてゴールを決めることができます。

仕事においても、それぞれの役割を果たし、連携しなければ、仕事の目的を果たすことができません。仕事を進める上では、まず、あなたのポジション、役割を理解する必要があります。

そして次に、あなた以外のポジション、役割も理解しなければなりません。

なぜなら、あなたがボールを繋ぐ相手が、どのようなパスを求めているのかを理解しなければ、パスが出せないからです。

また、個人で仕事をする場合でも、エンドユーザーに製品や商品、サービスを直接提供しない、中間的な仕事を行う場合があります。下請け等、全体の仕事の一部を請け負う場合です。

その場合は、エンドユーザーに製品や商品、サービスを提供する事をゴールと考えて、それに関わる全ての業者等を一つのチームと捉えましょう。

たとえ、個人で仕事をする場合でも、自分の役割をしっかりと理解する事が大切です。

会社や組織で仕事をする場合でも、個人で仕事をする場合でも、仕事はチームプレイである事を忘れないようにしましょう。

④仕事のスケジュール「優先順位」を決める

あなたはいくつの仕事を担当していますか?

業種や役割によっても違いますが、一つの仕事を担当する場合と、複数の仕事を同時に担当する場合があります。

それぞれの仕事のスケジュール、「優先順位」について考えてみます。

一つの仕事を行う場合

その仕事を進める順序は正しいでしょうか。正しい仕事の順序とは、より正確に、且つ、最も短時間で行える順序です。

仕事の基本は、当然ですが、その仕事を正確に行うことです。そして、次に大切なのはその仕事を行うスピードです。仕事において、時間はお金と同じです。

時間がかかればかかるほど、人件費などの費用が増えます。その仕事を最も短時間で行うという事は、最も費用をかけずにその仕事を行うという事です。言い換えると、それは最も合理的な仕事という事です。

仕事を正確に行うのは、お客様のニーズに応える、仕事の目的を果たす上で、当たり前の事です。しかし、同じ仕事をするのであれば、最も合理的な仕事を目指さなければなりません。

なぜなら、合理的な仕事をする事で、価格面やスピード面でお客様のニーズを更に満たす事になるからです。つまり、品質が同じ商品であれば、お客様は安くで早いものを選ぶからです。

また、競争相手がいる場合、最も合理的な仕事でなければ、競争に勝てません。

競争に勝てないという事は、結果的にその仕事を続ける事ができない、その業界で生き残れなくなる可能性があります。

合理的な仕事をする為には、どの仕事から順番に行うのか、それぞれの仕事の「優先順位」を決める必要があるのです。

複数の仕事を行う場合

それぞれの仕事には期限があります。

複数の仕事を担当する場合は、それぞれの仕事の期限を確認し、どの仕事を優先すべきかを決める必要があります。

これは当たり前の事のように思えますが、忙しくなると、目の前の仕事に追われて、仕事の「優先順位」を誤る事があるのです。

その結果、仕事の期限が守れず、お客様の信頼を無くしたり、仕事そのものが成り立たなくなります。

そうならない為にも、複数の仕事を行う場合は、スケジュール表などに書き出し、仕事のスケジュールを整理しておく必要があります。

尚、仕事の「優先順位」は、あなたの判断だけではなく、会社や組織にとって何が大切かという判断も大切です。

そのため、仕事のスケジュールや「優先順位」は、常に上司に報告し、必要に応じて指示を受けましょう。

その他、仕事のスケジュール、「優先順位」を決める時に大切な事があります。

それは、「人に依頼する仕事はできるだけ早く依頼する」という事です。

仕事の内容やその時の状況、能力により、仕事に要する時間は変わります。

人に仕事を依頼する場合、依頼する相手の仕事の処理能力や、抱えている仕事の量などによって、仕事に要する時間が変わるのです。

あなたが仕事を依頼した時に、依頼された相手が、すぐに仕事に取り掛かれない事もあるでしょう。

依頼する仕事が、専門的な技術が必要な場合や、お客様から指定がある場合など、仕事の依頼先が限られる場合もあります。

その場合、依頼先の仕事のスケジュールによっては、あなたの仕事のスケジュールを変える事になります。その事によって、あなたの仕事の期限が守れなくなる場合もあるでしょう。

人のスケジュールはコントロールし難いものです。なので、人に依頼する仕事がある場合は、まず、仕事を依頼する相手のスケジュールを確認しておきましょう。

⑤報告・連絡・相談のタイミングと相手を確認する

仕事を進める上で大切なのは「コミュニケーション」です。具体的には、ビジネスの基本と言われる「報告・連絡・相談(ほう・れん・そう)」です。

これは、社内だけでなく、お客様や、その仕事に関わる取引業者、全てに共通します。

お客様に対しての「報告・連絡・相談」は、それ自体がお客様のニーズになっている場合があります。

通信販売を例に考えてみます。

お客様の注文に対して、在庫の有無、納期がいつになるのかを連絡します。在庫が無ければ、入荷予定日と、納期が遅れても購入の意思があるかの確認が必要です。納期の連絡は、お客様が確実に商品を受け取るために必要です。

それによって、お客様のプライベートや仕事のスケジュール、その商品を使う予定などにも影響するでしょう。

商品をお届けした後は、商品にクレームが発生した場合や、修理が発生した場合のアフタフォローもあります。

これらの一連の仕事は、お客様に対する「報告・連絡・相談」と言えるでしょう。

その他、会社や組織など、チームで仕事を行う場合は、上司への「報告・連絡・相談」は基本です。

これは、仕事の進捗が遅れた場合のフォローを求めたり、仕事の方向を誤らないために上司に判断してもらうなど、様々な理由があります。

しかし、「報告・連絡・相談」で、最も意識しなければならないのは、あなたの仕事のもうひとりのお客様は、あなたの上司という事です。

あなたの会社や組織はお客様のニーズに対して仕事を行いますが、そのチームのメンバー、つまりあなたに対しては、上司から仕事が依頼されます。

よって、あなたは上司のニーズに応える必要があるのです。

このように、仕事を進める上では、「報告・連絡・相談」が大切です。仕事を進める時には、まず、「報告・連絡・相談」を、「いつ、誰に、何を、どのように」行うかを明確にしましょう。  

まとめ

ここに挙げた、仕事の進め方の基本には、共通する事があります。

それは、「仕事はあなたひとりで行うのではない」という事です。

お客様や上司、部下、先輩、後輩、同僚、取引業者など、様々な関わり合いによって、仕事は進んで行きます。それは、未経験者でも経験者でも同じです。

その事を忘れずに、より良い仕事を目指しましょう。

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