仕事が早い人の特徴5つ

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仕事が早い人にはどのような特徴があるのでしょうか。同じ仕事を、同じ時に開始しても、人によって仕事を終える速さが違うのは誰もが知る事実です。

非常にスピーディーに、しかもそれなりの完成度で仕事を仕上げる人もいる一方で、遅々として作業が進まず、それに加えて完成度もかなり低いなどといった、いわゆる「要領の悪い」タイプの人もいます。

世の中では、もちろん効率は普通で完成度も普通、といった中庸の人が多いのですが、そのような人たちも「もっと仕事の効率を上げたい」と思っていることが多いでしょう。

会社の上司なども、仕事が速い人に対して悪い感情を持つはずがなく、「あいつは仕事のできるやつだ」などと評価してもらえるため、仕事の効率を上げることはあなたにとっても大切なことです。

あなたも、周囲の「仕事が速い人」を見て、「あの人と比較して自分はどうして仕事の効率が悪いのだろう」と悩んだりした経験ありますよね。

私も仕事が決して早い方ではなかったので、他人と比較しては自分のどこがダメなのだろうか、どこで差がついてしまっているのだろうかと悩みました。

何か特別な才能を持っているわけではないのに、自分よりもスピーディーかつ的確に仕事をこなしている人を見ると、羨ましいと思うとともにその工夫を知ろうとしたものです。

そして、仕事が早い人達には、仕事に取り組む上でいくつかの共通点があることを見けました。ここでは、その共通点を5つに絞ってお伝えしたいと思います。

①効率化を意識している

まずは、当たり前のことのように感じますが、見落としがちで重要なのが「効率をいつも意識している」ということです。もちろん、「仕事の効率なんてどうでもいいや」と考えている人はほとんどいないと思います。

しかしながら、いつも効率のことを考えて仕事をこなしているかというと、そうではないことも多いのではないでしょうか。あなたも、なんとなくダラダラと仕事を続けてしまったこと、ありますよね。

効率を意識して仕事をするというのは、自分の効率の悪いところを発見してそこを改善する、という「トライ・アンド・エラー」の繰り返しですから簡単なようでいて実は思考力や観察力などを必要とする高度な作業なのです。

いつも効率のことを考えて仕事をするためにおすすめしたいのが、仕事をいくつかの作業に分割して、その分割した作業の開始と終了をストップウォッチなどで計測することです。

自分がどれくらいの時間を消費して作業をこなしたかを可視化することで、「今度はこうすればもっと早くに仕事を終えることができるのではないか」という改善点を見つけることができるのです。まずは、「現状を知る」ことから始めてみませんか。

②8割を意識している

「8割の完成度を目指している」というのも多くの仕事が早い人に共通するポイントです。「8割」というのはあくまでも目安にすぎない値で、完璧な仕上がり、つまり「100%」を目指さないという点が重要です。

多くの人は、仕事の進み具合は、その仕事に費やした時間に比例すると考えています。しかしながら、現実はそうではありません。

もちろん、仕事の初期段階や中盤では、仕事は、費やした時間に応じてどんどんと進んでいきます。ですが、終盤に近づいてくると、時間を費やしてもなかなか仕事が進まない、などという事態に陥ることが多々あります。

つまり「仕事の時間と進捗状況グラフ」がだんだんと比例からずれていってしまうのです。

このような、仕事の終盤の状況において、「完璧」な状態を目指すということは、かけた時間に対してあまり効果の得られない、つまりコストパフォーマンスがあまり良くない、ということになってしまうのです。

ですから、完璧ではないけれども、それなりには完了した、という状態で「仕事が完成した」としてしまうのも仕事が早い人の特徴です。

③整理整頓ができる

机の周りなどをいつも整理整頓している、というのも観察のしやすい特徴の一つです。

机の上に書類が積み上がっていたり、引き出しの中には筆記用具や過去の資料でいっぱいになっていたり、という状態で仕事が早い人は、多少の例外はありますがあまりいません。

この理由は単純明快で、「整理整頓された机」というのは、仕事にとりかかる時に、必要な物がどこにあるのか簡単に見つけ出すことができるからです。

仕事をするにあたって、必要な資料を延々と探し続けたり、書類をかき分けて整理したり、という時間は無駄ですし、効率の良くない行為ですよね。

ですから、仕事が早い人は、こまめに机の周りを整理整頓し、自分の周りでは、必要な物がどこにあるのかをすぐに把握できるような工夫をしているのです。例えば、大型のファイルを活用して、日付順に書類を整頓していた人などもいました。

また、パソコンのデスクトップ画面についても同じことがいえます。ファイルがデスクトップに大量に置かれていて、しかも「無題.txt」やら「名称未設定.doc」などといった名前がつけられていては、どれがなんのファイルなのかまったくわかりません。

紙かパソコンの中のファイル化に関わらず、仕事の早い人は自分なりのルールを決めて、管理しているようです。

④レスポンスが早い

メールレスポンスが早い、という特徴もあげられます。メールの返信は、ついつい面倒臭がってなかなか手を付けたくないことの一つですよね。

しかも、メールを返信する前に、関係している人との連絡・調整が必要である場合など、手間取ってしまうこともよくあります。

仕事を早くこなす人のメールレスポンスが早い理由は、まずはそのような面倒くさい作業を後回しにせず、「さっさと終わらせてしまおう」という思考を持っているという点があげられます。

面倒くさい仕事を後回しにしてしまうと、結局はあとでその仕事をすることになるだけではなく、後回しにした仕事のことが頭に残ってしまって、今の仕事にも影響が出てしまいます。

ですから、面倒だな、と思った仕事であっても、とりあえず手を付けてみることで、想像していたよりは簡単だった、と思えるかもしれませんし、仕事の効率を上げるのにも貢献してくれます。

⑤逆算思考

最後に、「ゴールから逆算している」という特徴をご紹介します。人間は、目標を持っているときは、その目標に向かって邁進することができますが、そうでない場合は原動力を失ってしまいダラダラと仕事をしてしまう、という傾向があります。

ゴールから逆算すると、「いつまでに」「どのくらいの」仕事をすればいいのかが明確になります。

すると、はっきりとした目標を立てることが出来るだけではなく、目標に遅れてはいけない、というちょうどいい自分へのプレッシャーにもなってくれます。

仕事の完成という大きな目標(ゴール)から逆算して、そのプロセスをさらに小分けにした目標を設定することで、ダラダラと目標なく仕事を進めてしまうというリスクを減らすことができます。

はるか遠くの目標よりも、より身近なところにある目標のほうが、達成しやすそうでやる気が出ます。人間の傾向をうまく活用することも、仕事の早い人の特徴です。

まとめ

このように、仕事の早い人の特徴を5つご紹介しましたが、いかがでしたでしょうか?

どれも、特別な才能や能力が必要なものではなく、日々の習慣や心構えが重要となってくるものばかりです。

仕事が早い人の行動を観察して、自分でも模倣して取り入れてみるのが、仕事を早くこなすための近道になります。頑張ってください。

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