【第2回】情報管理・活用力:できる社会人に欠かせないビジネススキル①

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仕事をしていて、上司や顧客に報告や提案をする時がありますよね。

その際、結論や意見だけを通そうとしても、「それはなぜ?」などと問い返されてしまうでしょう。

仮に何らかの根拠を答えるにしても、「そう体験したし、そう思うから」というだけでは説得力がありません。

「それはあなたの場合でしょう?」と言われ、やり直しを命じられたり、断られたりする可能性が高くなります。

このような主観に頼らず、説得力を持って話をしなければ、できる社会人とは認められません。そこで重要になるのが、情報管理・活用力です。

情報という客観的なデータを普段から管理しておき、いざという時に活用できれば、自信や説得力が生まれるでしょう。今回は、この情報管理・活用力について詳しくご説明します。

情報管理・活用力とは?

情報管理・活用力とは、作業をするうえで必要な情報を把握し、それに基づいて情報を収集して整理し、分析して仕事に生かすスキルです。

その方法ですが、まず「どんな情報が」「何のために」必要か、「いつまでに」「どの程度」まとめておくか、最低限これらを確認しておきます。

そのうえで、必要な情報について、本やネット、関係者へのインタビュー等を通じて収集し、一定のフォーマットに整理します。

それをいろんな方法で分析して、目的に合う形でまとめ、期限までに完成させるのです。

例えば、人事コンサルタントが顧客に対し、人事課題を報告するとしましょう。

その場合、「顧客の人事情報が」「課題を報告するために」必要で、「来週までに」「詳細なレベルで」報告するとします。

これを確認したうえで、担当者から社員の名簿や資格、給料等のデータを預り、社員にインタビューさせてもらいます。

そのうえで、それらを分析ソフトにインプットして整理します。

さらに、総額人件費、役職別人数、社員の給料等、様々な視点で分析し、グラフも使って報告書を詳細に作成します。

それを来週までに完成させ、顧客に報告するわけです。

このように情報を管理し活用していくためのスキルが求められるのです。

どんなメリットがあるのか?

これができるようになると、まず、客観的なデータで説明できるので、自信が持てるようになります。

そして、根拠が明らかなので、相手に対する説得力も出て来ます。

また、世の中の出来事について、データから傾向がわかり、見通しが立てられるようになります。そうすると、過去を踏まえて今後の方針を的確に立てられます。

さらに、こうした情報が頭に入っていれば、他人の言うことが事実に基づいているのかを見極められ、その発言に惑わされず、自分の考えに従って行動できます。

先程の例で言うと、人事データとインタビューに基づいて報告するので、自信を持って説明でき、顧客も納得してくれるでしょう。

また、顧客の人事上の課題が明らかになり、今後の方針や対策も見えて来ます。

さらに、こうした分析を多数行っていると、企業の人事の一般的な特徴がわかって来ます。

そうなると、誰かが印象論でモノを言っても、自分の判断軸に従って「それは違う」と反論できるでしょう。

こういう人は、社内外問わず周囲から信用され、評価が高まるのではないでしょうか。

どうやって身に付ければよいのか?

このスキルを身に付けるには、まず、普段から目的意識を持つべきです。世の中は情報で溢れているので、闇雲に集め出すと切りがありません。

「何のために」集めるのかという目的意識を持ち、そのうえで必要な情報を必要な分だけ集める訓練をしましょう。

また、普段から情報管理システムを作っておくべきです。エクセル等で管理システムを作っておき、後はその都度データをインプットすればいいだけにします。

フォーマットを決めておけば分析に集中でき、情報の判断力も向上していきます。

さらに、情報の管理・活用作業は長期間継続して行う必要があります。

同じ情報を長期間チェックしていると、大事な所と無視していい所の違いが見えて来て、分析の精度がアップし、上手く活用できるようになります。

他にもポイントはありますが、まずは目的意識、システム構築、長期間継続という3点は、少なくとも押さえておきましょう。

まとめ

いかがでしたか?

今回は情報管理・活用力についてご説明しましたが、お役に立ちましたでしょうか。

今の時代は膨大な情報で溢れています。それを上手く管理し活用できれば、的確な判断と行動が可能になり、会社にも大きな利益をもたらせます。

そうなると、会社からも高く評価されますし、転職するにしても市場価値がアップするでしょう。

今回ご紹介した内容を参考にして、情報管理・活用力をぜひ磨いていってくださいね。

 

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