貿易事務の仕事の流れ3つ

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貿易事務の仕事。日々どんな流れ、スケジュール感で仕事をしていると思いますか?

普段見ることのない仕事ゆえ、なかなか貿易事務の仕事の流れについては知る機会は少ないでしょう。

実際、私も商社の貿易部署で働くまでは貿易事務の仕事については無知でありましたし、同じ商社で働いている人でさえも貿易の部署でなければその実態を知らない人は多いくらいなのです。

そこで今回はそんな、あまり知られていない貿易事務の仕事の流れ3つについてお話したいと思います。

①各種契約書類の作成

はじめに申し上げておきますと、実は貿易事務は取り扱う商材や、輸出か輸入かでも内容が異なってきます。

したがい、これより挙げる仕事の流れは、海外に輸出販売をする時のケースとお考え下さい。

貿易事務の仕事はあくまで、営業担当者が契約締結を行ってから始まります。

貿易事務は、営業担当者が締結した契約に則って事務処理を進めていくわけなのです。

契約が締結すると、貿易事務は契約内容を契約書という形で作成し、それを顧客に送り、サインを取り交わします。

“契約書を貿易事務が作成するなんて・・・。”

そう不安や恐怖を感じる人もいるかもしれませんが、大抵この契約書は自社のシステム等で数値や必要事項さえインプットすれば簡単に作成できるようになっています。

そのため、契約書の作成とは言いながらも、数値や必要事項をシステム上に打ち込むというのが実態なのです。

勿論そうは言っても、利益を左右する大切なものであるのは確かですので、非常に重要な仕事であるに越したことはありません。

あくまで今後の作業は全てこの契約書に書かれたとおりに行っていくわけですので、失敗は許されませんし、ビジネスの根幹部分となる大切なものなのです。

②モノの出荷フォロー及び通関書類の作成

契約書を作成し、双方のサインの取り交わしが完了しましたら、いよいよ輸出販売に向けて動き出すわけですが、ここから先は同時進行で様々な仕事を進めていきます。

為替差損で不利益を被らないよう為替予約という作業を行ったり、仕入れ先にモノの手配を依頼したり・・・、これらのことを同時進行で進めていきます。

一つの作業だけに集中すればOKというほど生易しいものではないのです。

そしてモノを出荷する時期が決定すると、いよいよ輸送手段の手配や通関書類の作成に入ります。

この通関書類の作成。最も重要且つ神経を使う作業とも言えるでしょう。

なぜなら、いくらモノや輸送手段が手配できていたとしても、この通関書類がきちんと揃っていなければ、その時点で輸出出荷ができなくなってしまうからなのです。

通関書類に関しては、最近ではその書類だけを専門に作ってくれるような部署がある会社も多いですが、それでも指示役はあくまで営業部署にいる貿易事務。

通関書類を専門に扱う部署が存在する会社に努めてはいても、最終的に書類の内容に目を通したり、誤りがあれば訂正をしたりするのは貿易事務の仕事に変わりはないのです。

③輸出出荷フォロー、そして代金回収

輸送手段の手配や通関書類の作成や提出が完了したら、いよいよ今度は輸出出荷のフォローに入ります。

具体的には、船や飛行機のスケジュール確認等を行い、状況を顧客側に随時報告したり、顧客がモノをスムーズに受け取れるように必要な書類を送付したりします。

通関書類の作成や提出が終わればそれで終わりではなく、日本側をモノが出た後も細かなフォローが必要となってくるのです。

特に輸送スケジュールの確認は非常に重要で、船での輸送ともなると天候等ですぐに左右されてしまうものなのです。

顧客側でモノの受領をスムーズに行って貰うためにも、スケジュール確認はこまめにする必要があります。

そしてそのようなフォローをするのと同時に、今度は最後の大仕事、代金回収作業に入っていきます。

請求書を発行の上、きちんと期日通りに代金を回収するべくフォローしていくことになります。

PCやシステム等を利用しながら仕事をしていると、全ての仕事が流れ作業のようになってしまいがちですが、代金回収は最も注意をしながらしなければならない大仕事。

貿易ということもあり、代金回収に失敗すると非常にややこしいのは言うまでもありません。

そんな大仕事を最後迎えて、貿易事務の輸出販売に伴う一連の仕事は終わるのです。

まとめ

いかがでしたか?

あまり普段は見ることのない貿易事務の仕事ですが、実際は契約書の作成から代金回収フォローに至るまで、多種多様な仕事をしているのです。

どれも全て欠くことのできない、責任重大な仕事なのです。

繰り返しにはなりますが、今回紹介した貿易事務の仕事はあくまで輸出販売のケース。

ゆえに、取り扱い商材や輸入によっては流れが異なります。

一概にこれ!とは言えないのです。

しかしながら常に同時進行で様々なことを処理していくというのは同じです。貿易事務の仕事は一つの作業だけに集中すればOKというわけにはいかないのです。

今回の話で貿易事務の仕事に興味を持った人は是非、貿易事務を目指してみてくださいね。

 

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